Riskienhallintajärjestelmän hankinta - keskeytysilmoitus

Istekki Oy (jäljempänä myös Tilaaja) pyysi tarjouksia kokonaisvaltaisen riskienhallintajärjestelmän ja sen ylläpitopalvelujen hankintaan. Järjestelmä oli tarkoitus toimittaa SaaS-palveluna toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella. Hankittavan järjestelmän tuli olla riskienhallintaan keskittyvä ratkaisu, joka tukee yhtiön riskienhallinnan kokonaisuutta ja sen eri prosessivaiheita.

Järjestelmän käyttöönotto oli suunniteltu aloitettavan viimeistään 4.1.2027. Järjestelmän tuli olla valmisohjelmisto tilaajakohtaisella räätälöinnillä. Hankintaan sisältyivät järjestelmän käyttöön liittyvät palvelut, kuten käyttäjien koulutus, tarvittavat räätälöinnit sekä tekninen ja sisällöllinen tuki.

Tarkemmat hankinnan kohteen vaatimukset löytyivät liitteestä 3, Vaatimusmäärittely. Tilaajan riskienhallinta perustuu kansainväliseen ISO 31000 -standardiin. Riskeillä tarkoitetaan sekä uhkia että mahdollisuuksia ja riskienhallintaprosessi muodostuu riskien tunnistamisesta, arvioinnista ja hallinnasta sekä vaatimustenmukaisuuden arvioinnista.

Järjestelmän tuli tukea tätä kokonaisuutta tarjoamalla monipuolisia toimintoja eri käyttötarkoituksiin, jotta riskienhallintaa voidaan toteuttaa kattavasti ja systemaattisesti. Hankinnan kohteena oli riskienhallintajärjestelmä ja sen liittymät muihin järjestelmiin, toimitusprojekti (sisältäen mm. migraatiot, konversiot), valmisohjelmistojen ylläpito ja tuki, tukipalvelu, erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut sekä asiakaspalvelu. Hankittavaan järjestelmään tuli voida tehdä jatkokehitystä sopimuskauden aikana.

Hankintaa tavoiteltiin yhtenä kokonaisuutena ja Järjestelmälle haettiin yhtä kokonaisvaltaista toimittajaa. Riskienhallintajärjestelmän hankintaa koskevassa hankintamenettelyssä saatiin yksi hyväksyttävä tarjous, joka oli hankinnalle varattuihin määrärahoihin nähden liian kallis. Hankintayksikön hankinnalle varaamat määrärahat eivät ole riittävät hankinnan toteuttamiselle.

Lisäksi koska hankintayksikkö sai vain yhden (1) hyväksyttävän tarjouksen, hankintamenettelyssä ei syntynyt aitoa kilpailua eikä hankintayksiköllä ole ollut mahdollisuutta arvioida tarjouksen markkinaehtoisuutta riittävällä tavalla.