Hankinnan elinkaarijärjestelmän hankinta

Hankinnan kohteena on järjestelmä, joka tukee hankintojen elinkaaren hallintaa mahdollistamalla hankintojen suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja raportoinnin. Järjestelmä edistää kokonaistaloudellisuuden, vastuullisuuden ja vaikuttavuuden arviointia sekä siirtymistä hajautetuista ja manuaalisista prosesseista keskitettyyn, digitaaliseen ja läpinäkyvään toimintamalliin. Hankintojen elinkaarijärjestelmä muodostaa olennaisen osan organisaation hankintatoimen johtamista ja kehittämistä.

Järjestelmä vahvistaa kokonaistaloudellisuutta, tukee sopimusohjausta sekä mahdollistaa elinkaari ajattelun ja vastuullisuuskriteerien systemaattisen hyödyntämisen. Sen avulla voidaan hyödyntää olemassa olevia tietoja ja prosesseja saumattomasti. Hankinta tukee organisaation strategisia tavoitteita vahvistamalla erityisesti hankintojen vaikuttavuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta.

Järjestelmä mahdollistaa hankintojen strategisen johtamisen sekä parantaa tiedolla johtamisen ja raportoinnin tehokkuutta. Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset hankinnan elinkaarijärjestelmälle 1. Toiminnalliset vaatimukset Järjestelmän tulee tukea hankintojen koko elinkaaren hallintaa yhdellä kokonaisuudella siten, että kaikki vaiheet voidaan toteuttaa järjestelmässä alusta loppuun.

Järjestelmän tulee mahdollistaa vähintään seuraavat toiminnallisuudet:

• hankintojen suunnittelu, valmistelu ja aikataulutus hankintojen kilpailutus ja toteutus eri hankintalain mukaisilla menettelyillä
• tarjousten vastaanotto, vertailu ja arviointi
• hankintapäätösten ja perustelujen dokumentointi
• sopimusten hallinta, seuranta ja optioiden hallinta
• tilaajavastuutietojen tarkastaminen
• toimittajien hallinta, seuranta ja yhteistyö
• hankintojen raportointi, seuranta ja analytiikka. Järjestelmän tulee mahdollistaa kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen tekemisen lisäksi kaikkien hankintalain (1397/2016) mukaisten hankintamenettelyjen toteuttaminen, mukaan lukien:
• avoin menettely
• rajoitettu menettely
• neuvottelumenettely
• kilpailullinen neuvottelumenettely
• suorahankinta
• puitejärjestelyihin perustuvat hankinnat
• dynaaminen hankintajärjestelmä. Järjestelmän tulee tukea myös sisäisiä hankintaprosesseja niin, että järjestelmä muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden, jossa hankinnan eri vaiheet integroituvat keskenään. 2. Dokumentointi ja rakenteellisuus Järjestelmän tulee sisältää rakenteiset dokumenttipohjat, jotka ohjaavat hankintaprosessien ja asiakirjojen yhdenmukaisuutta. Vaatimuksena on, että:
• järjestelmän sisälle voi rakentaa muokattavat asiakirjapohjat (esim. tarjouspyynnöt, sopimusluonnokset).
• asiakirjat muodostuvat rakenteisesta tiedosta (ei pelkästään vapaamuotoisesta tekstistä).
• järjestelmä ohjaa käyttäjää oikeaan ja lainmukaiseen dokumentaatioon hankintamenettelyn vaiheiden mukaisesti.
• asiakirjojen versiohallinta ja hyväksyntä historia ovat jäljitettävissä.
• järjestelmä tukee yhtenäistä terminologiaa, rakennetta ja sisältöä koko organisaatiossa.
• järjestelmä mahdollistaa vapaamuotoisten liitteiden ja asiakirjojen käytön rakenteisen tiedon rinnalla, mikä tukee erilaisia hankintatilanteita ja organisaation tarpeita. Tavoitteena on varmistaa hankintaprosessien yhdenmukaisuus, lainmukaisuus sekä laadukas ja vertailukelpoinen dokumentaatio. 3. Tekninen toteutus ja integraatiot Järjestelmän tulee täyttää seuraavat tekniset vaatimukset:
• selainpohjainen käyttöliittymä ilman erillisiä asennuksia käyttäjän päätelaitteille.
• tuki käyttäjärooleille ja käyttöoikeushallinnalle.
• tietoturvallinen tunnistautuminen (esim. vahva tunnistautuminen, SSO-mahdollisuus).
• lokitus ja audit trail kaikista toimenpiteistä.
• korkea käytettävyys ja häiriötön toiminta. Järjestelmän tulee olla integroitavissa keskeisiin taustajärjestelmiin kuten asianhallintajärjestelmään ja se tulee olla integroitavissa Kuopion kaupungin in-houseyhtiö Sansia Oy:n hankinnan elinkaarijärjestelmään, jotta synergiahyöty saavutetaan koko hankintojen kokonaisuus huomioon ottaen, sillä Sansia Oy toteuttaa Kuopion kaupungin ylikynnysarvon ylittäviä hankintoja ja hallinnoi niitä koskevia hankintasopimuksia. Sansia Oy toteuttamat hankintasopimukset ja niitä koskevat tiedot tulee saada saumattomammin näkyviin Kuopion kaupungin järjestelmään ja ne tulee olla yhdistettävissä kaupungin hankintadataan. Integraatioiden tulee tukea automaattista tiedonsiirtoa ja vähentää manuaalista kirjaamista. Yhtenäinen tietomalli ja rajapintaratkaisut tukevat automaattista tiedonsiirtoa ja vähentävät manuaalista kirjaamista, kun integraatiot on määritelty ja toteutettu osaksi kokonaisarkkitehtuuria.