Zaaksysteem

De Provincie Limburg staat aan het begin van een ingrijpende modernisering van haar informatiehuishouding. Deze moderniseringsslag is noodzakelijk vanwege de snelle technologische ontwikkelingen, de toenemende digitalisering en samenwerkingsverbanden, én de steeds strengere en veranderende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan onder meer de nieuwe Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het huidige applicatielandschap, met verouderde en versnipperde systemen, blijkt steeds minder in staat om organisatie, bestuur en samenleving op een veilige, efficiënte en toekomstbestendige manier van informatie te voorzien. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft de Provincie Limburg een heldere visie opgesteld voor haar informatiehuishouding. Uitgangspunt daarbij is dat informatie duurzaam toegankelijk, veilig, efficiënt, kwalitatief hoogstaand én compliant wordt beheerd.

Voor de medewerkers betekent dit meer overzicht, eenvoud en uniformiteit; voor de samenleving staan optimale transparantie en dienstverlening centraal. De Europese aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is een belangrijk onderdeel van het realiseren van deze visie. Met de implementatie van één geïntegreerd, cloudgebaseerd en gebruiksvriendelijk zaaksysteem legt de Provincie Limburg de basis voor zaakgericht werken, modern archiefbeheer en professionele procesondersteuning.

Het nieuwe systeem gaat dienen als centrale spil van de provinciale informatievoorziening en maakt verdere digitalisering, betere dienstverlening en meer grip op kwaliteit, compliance en risicobeheersing mogelijk. De Provincie Limburg is daarom op zoek naar een opdrachtnemer die, in nauwe samenwerking met de organisatie, verantwoordelijk is voor het leveren, implementeren, begeleiden bij de adoptie en het beheren van een modern SaaS-zaaksysteem en de bijbehorende integraties. Voor een volledige beschrijving van de opdracht en de bijbehorende voorwaarden en eisen die daaraan worden gesteld, wordt verwezen naar de bijlagen die hier zijn toegevoegd.