Unterhaltsreinigung eines Verwaltungsgebäudes der VBG Hauptverwaltung Hamburg-Barmbek

Ziel der VBG (nachfolgend auch die "AG") ist es, die Dienstleistung für die Unterhaltsreinigung im Wege einer europaweiten Ausschreibung zu vergeben. Leistungsgegenstand ist die Unterhaltsreinigung für die AG am Standort Hamburg-Barmbek (Hauptverwaltung), Massaquoipassage 1 in 22305 Hamburg. Die Leistung wird im Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2028 vergeben.

Durch eine einseitige Erklärung der Auftraggeberin ist eine einmalige Verlängerungsoption für 24 Monate, ab 01.01.2029, längstens bis zum 31.12.2030 möglich. Die Vertragslaufzeit endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Vertragsverlängerung bedarf der Schriftform und wird vier Monate, von der Auftraggeberin, vor Ende der Vertragslaufzeit bekanntgegeben.

"Nachrückerklausel": Die ersten sechs Monate der Vertragslaufzeit gelten als Probezeit. Falls in diesem Zeitraum von der AG festgestellt werden sollte, dass die Leistungen des bezuschlagten Auftragnehmenden (AN) nicht den gestellten Ansprüchen entsprechen, kann die AG innerhalb der Probezeit den Vertrag ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von spätestens 14 Tagen zum Ende des Kalendermonats kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform.

Sofern der Vertrag aus diesem Vergabeverfahren aus besonderem Grund, insbesondere auch durch Insolvenz oder Kündigung, während der Probezeit beendet wird, behält sich die Auftraggeberin vor, den im Rang 2 und 3 nachfolgenden Bieter aus dem abgeschlossenen Vergabeverfahren für die Restlaufzeit zu beauftragen. Die Nachrückerklausel wird durch die AG nur binnen der Probezeit angewendet. Dabei würde nach schriftlicher Erklärung durch den Bieter auf Anfrage der Auftraggeberin die Beauftragung zu den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens eingereichten Angebots- und Preisbedingungen erfolgen.

Tritt die Nachrückerklausel nicht in Kraft, wird die Vergabestelle in diesem Fall eine erneute Ausschreibung der in Rede stehenden Leistungen durchführen. Daher ist es offensichtlich, dass sie von diesem Recht zur außerordentlichen Kündigung nur sehr zurückhaltend Gebrauch machen wird. Es ist also in keiner Weise zu erwarten, dass die Vergabestelle völlig grundlos eine außerordentliche Kündigung erklärt.

Die Regelungen des BGB gelten unbenommen. Eine klarstellende Regelung, dass eine außerordentliche Kündigung möglicherweise Schadensersatzansprüche nach sich zieht, ist daher nicht erforderlich. Eine Objektbesichtigung ist nicht verpflichtend.

Allerdings weist die Vergabestelle darauf hin, dass aus ihrer Sicht eine vorherige Objektbesichtigung für eine sachgerechte Kalkulation erforderlich ist, da trotz sorgfältiger Erstellung der Vergabeunterlagen Umstände vorliegen könnten, die im Hinblick auf die Arbeitsorganisation eines Bieters zu Mehr- oder Minderaufwand führen könnten. Sie haben die Möglichkeit, das Objekt am 24.06.2026 - 07.07.2026 zu besichtigen. Termine sind mit der AG rechtzeitig zu vereinbaren.

Nachteile infolge einer versäumten Objektbesichtigung liegen im Risiko des Bieters; berechtigen insbesondere nicht zu Mehr- oder Ersatzansprüchen des Auftragnehmers und können keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Vertragsanpassung oder -aufhebung begründen. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Die Abgabe von mehr als einem Hauptangebot kann zum Ausschluss aller Hauptangebote führen.

Sollten dennoch mehrere Hauptangebote eingereicht worden sein, so muss vor Ablauf der Angebotsfrist über die Kommunikation des DTVP bekanntgegeben werden, welches Hauptangebot zurückgezogen wird und welches Hauptangebot gültig ist. Personen, die von dem AN nicht zur Ausführung von Reinigungsarbeiten verpflichtet wurden, dürfen nicht in das Gebäude mitgenommen werden. Bei beabsichtigter Einschaltung mehrerer Dritter / Unterauftragnehmer ist dies vorher der AG schriftlich mitzuteilen.

Der Unterauftragnehmer muss die Verpflichtung auf das Daten- und Sozialgeheimnis gemäß der Anlage zu den Ausschreibungsunterlagen unterschrieben vorlegen und die Mitarbeiter namentlich (Vor- und Nachname) ankündigen. Der AN hat den Vor-druck "Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer" in der erforderlichen Anzahl zu kopieren und jedem Dritten / Unterauftragnehmer so rechtzeitig zur Verfügung stellen, dass dieser Vordruck und die o.g. Unterlagen mindestens fünf Werktage vor Aufnahme der Arbeiten der AG vorliegen und eine schriftliche Freigabe erteilt werden kann.

Das Sicherheitspersonal der AG kann den Zugang verweigern, sofern die eingesetzten Mitarbeiter die vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllen oder gegen die Hausordnung der AG verstoßen. Der AN muss Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr erreichbar sein. Im Gebäudebereich der AG arbeiten bis zu 600 Beschäftigte in der Zeit von 06:00 Uhr bis 19:00 Uhr.

Die Reinigung beginnt frühestens um 15:45 Uhr und muss bis 20:00 Uhr abgeschlossen sein. Die Reinigungsarbeiten erfolgen grundsätzlich Montag bis Freitag (gesetzliche Feiertage in Hamburg sowie der 24.12. und 31.12. eines Jahres sind ausgenommen). Im Fall von unterwöchigen Feiertagen sind die an solchen Feiertagen vorgesehenen Leistungen auf den vorhergehenden oder nächstfolgenden Arbeitstag zu verschieben.

Die Räume der Geschäftsführung im 13.OG, der Konferenzbereich im 1. OG, die Konferenz-räume im 14. OG und Aufzugsvorräume sind erst nach 19:00 Uhr zu reinigen.

Räume mit Sonderzutrittsbestimmungen werden nach vorheriger Absprache mit der AG montags bis freitags (gesetzliche Feiertage in Hamburg ausgenommen) unter Aufsicht von zu-trittsberechtigtem Personal des Auftraggebers gereinigt. Die Leistungen unterliegen zeitkritischen Bedingungen, die durch Zyklen und Zeitfenster festgelegt sind. Vollreinigungen sind auf die Arbeitswoche (Mo.-Fr.) gleichmäßig und sinnvoll zu verteilen.

Die zusätzlichen Leistungen sind entsprechend dem dargestellten Zyklus im Rahmen einer Vollreinigung durchzuführen. Reinigungszyklen sind je Raumgruppe definiert.