Duitsland – Archiefdiensten – Archivierung und Vernichtung von papiergeführten Akten

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) als Auftraggeber beabsichtigt, einen Auftragnehmer zu beauftragen, der die Aufbewahrung papiergeführter Akten übernimmt. Unter der Aufbewahrung ist die Archivierung dieser Akten zu verstehen. Der Auftraggeber hat dabei die Möglichkeit, einzelne Akten vom Auftragnehmer zurückzufordern.

Diese müssen wieder an eine der Liegenschaften des Auftraggebers zurücktransportiert werden und danach gegebenenfalls erneut vom Auftragnehmer zur Aufbewahrung abgeholt werden. Die Akten unterfallen der Schutzklasse 2 (Sicherheitsstufen 3 und 4) und 3 (Sicherheitsstufe 5) gemäß ISO/IEC 21964. Die Akten sollen nach Abholung beim Auftraggeber fachgerecht archiviert werden.

Im Bedarfsfall – auf Anfrage des Auftraggebers – sollen die Akten innerhalb von zwei Werktagen, bei Eilbedürftigkeit innerhalb von maximal 24 Stunden, an die entsprechende Liegenschaft des Auftraggebers zurücktransportiert werden, wobei die durch den Bieter angegebene Reaktionszeit in Eilfällen im Rahmen des Vergabeverfahrens bindend wird. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber, wenn die vom Auftraggeber einzuhaltende gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet. Der Auftraggeber prüft daraufhin, ob die Akten vernichtet werden können und erteilt dem Auftragnehmer eine Freigabe zur Vernichtung.

Etwaige Verwaltungsarbeiten, die im Zusammenhang mit Transport, Archivierung und Vernichtung der Akten anfallen, hat der Auftragnehmer selbständig sowie IT-gestützt zu übernehmen.