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Le Département fédéral de justice et police (DFJP) traite des thèmes de société comme la cohabitation des personnes de nationalité suisse et des personnes étrangères, les questions de l’asile, la sécurité intérieure ou encore la lutte contre la criminalité. Les questions d’état civil ou de droits politiques font également partie du champ d’activité du DFJP, tout comme la surveillance des jeux de hasard ou l’élaboration de bases et de moyens en faveur de la coopération internationale judiciaire et policière. Dans ce contexte, on travaille tout naturellement avec des formulaires sous différents formats (papier, PDF et formulaires en ligne).

C’est pourquoi deux offices du DFJP, à savoir l’Office fédéral de la police (fedpol) et le Secrétariat d’État aux migrations (SEM) se sont regroupés pour la présente acquisition, dans le but d’introduire ensemble une solution en ligne visant à harmoniser et à professionnaliser l’exploitation de la collection de formulaires existants des points de vue de l’élaboration, de l’administration et de la publication. Les formulaires utilisés dans les deux offices s’adressent à des utilisateurs internes (fedpol / collaborateurs du SEM) ou externes (autorités / population) selon les cas. Cette collection de formulaires, dont la plupart ont été créés pour un usage spécifique puis mis à disposition, s’est agrandie au fil du temps, si bien qu’elle présente une grande hétérogénéité s’agissant de l’administration, des formats et d’autres aspects.

De plus, beaucoup de formulaires sont obsolètes ou ne sont plus actifs. Au vu de cette situation, il convient d’harmoniser, de moderniser et de continuer à numériser ces formulaires et leur gestion.