Finland – Advies over projectmanagement – Projektipäällikön hankinta Teollisen yhteistyörahaston (Finnfund) palkkahallintoulkoistukseen

Finnfund (Teollisen yhteistyön rahasto Oy) hankkii projektijohtamisen palvelut palkkahallinnonulkoistushankkeen toteuttamiseksi. Hankinnan kohteena on projektipäällikköpalvelu, jossaToimittaja vastaa palkkahallinnon ulkoistusprojektin projektoinnista ja projektijohtamisestakoko hankkeen elinkaaren ajan. Palvelun sisältö Hankinnan kohteena on palkkahallinnon ulkoistushankkeen projektijohtamispalvelu.

Palvelussa valittava toimittaja toimii hankintayksikön edustajana ja vastaa palkkahallinnon ulkoistusprojektin suunnittelusta, johtamisesta ja läpiviennistä koko hankkeen elinkaaren ajan tarjouspyynnön liitteenä olevan vastuujaoktaulukon mukaisesti. Tehtäviin kuuluvat muun muassa nykytilan analyysi, vaatimusten määrittely, kilpailutuksen valmistelun substanssisisällön tuottaminen, siirto- ja käyttöönottovaiheen johtaminen, integraatioiden ja tiedonsiirtojen koordinointi sekä käyttöönottoa seuraavan muutosjakson ohjaus. Projektin tavoitteena on varmistaa palkkahallinnon palveluiden hallittu ja tietoturvallinen siirtymä uudelle palveluntuottajalle ilman palvelukatkoja sekä manuaalisten työvaiheiden merkittävä vähentyminen automaation avulla.

Projektiin liittyvän julkisen kilpailutuksen (palveluntuottajan hankinta) toteutuksesta vastaa erillinen ulkoinen kumppani, PTCServices Oy. Riippumattomuus ja esteellisyys Toimittajan ja sen nimeämien henkilöiden on toimittava tehtävässään täysin riippumattomasti ja objektiivisesti. Toimittajalla tai sen nimeämillä henkilöillä ei saa olla sellaista taloudellista, toiminnallista tai henkilökohtaista sidonnaisuutta tulevaan palveluntuottajan kilpailutukseen osallistuviin tahoihin, joka voisi vaarantaa puolueettomuuden hankinnan valmistelussa,voittajan valinnassa tai palveluntuottajan valvonnassa.

Toimittaja tai siihen kytköksissä olevat henkilöt tai yhteisöt eivät voi osallistua palveluntuottajan kilpailutukseen. Aikataulu Palvelun arvioitu kokonaiskesto on noin 16 kuukautta. Palvelu jatkuu projektin hyväksymisen jälkeen siihen saakka, kunnes käyttöönottoa seuraava muutosjakso on kestänyt vähintään kuusi (6) kuukautta.

Projektipäällikön tulee olla Tilaajan käytettävissä viimeistään 1.6.2026, jolloin palvelun on tarkoitus alkaa. Hanke jakautuu neljään päävaiheeseen: hankinnan valmistelu (touko–elokuu 2026), tarjouskilpailu ja palveluntuottajan valinta (elo–marraskuu 2026), siirto ja käyttöönotto (joulukuu 2026 – huhtikuu 2027) sekä muutosjakso (huhtikuu – lokakuu 2027). Aikataulussa esitetyt ajankohdat ovat tavoiteajankohtia, ja hankkeen lopullinen aikataulu täsmennetään projektin käynnistysvaiheessa hyväksyttävän projektisuunnitelman perusteella.

Palvelu tuotetaan pääosin etätyönä Microsoft Teamsia hyödyntäen. Projektin alussa, työpajoissa sekä muissa kriittisissä vaiheissa voidaan edellyttää lähityöskentelyä Tilaajan tiloissa Helsingissä tarpeen mukaan. Projektipäällikön tulee olla Tilaajan käytettävissä keskimäärin noin kolme (3) työpäivää viikossa, mutta työmäärä voi vaihdella eri projektivaiheissa.

Ajankäytöstä sovitaan tarkemmin osapuolten kesken. Hankintamäärät ovat arvioita eivätkä muodosta Tilaajalle määräostovelvoitetta. Kieli- ja turvallisuusvaatimukset Palvelu tuotetaan ensisijaisesti suomen kielellä.

Finnfundin työkieli on englanti, minkä vuoksi Projektipäälliköltä edellytetään riittävää suullista ja kirjallista englanninkielen taitoa. Nimetyistä henkilöistä haetaan henkilöturvallisuusselvitys turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Toimittaja käyttää vain tietoturvallisia, EU/ETA-alueella sijaitsevia pilvipalveluita tai Tilaajan tarjoamia järjestelmiä projektin tietojen käsittelyssä.

Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 2 "Palvelunkuvaus".