Roemenië – Archiveringsdiensten – Servicii de retrodigitalizare a arhivei

Obiectul prezentei achiziții îl constituie achiziția de servicii specializate de retrodigitalizare a documentelor aferente arhivei fizice deținute de Direcția Generală Impozite și Taxe Locale Sector 3, pentru un volum estimat de 10.000 metri liniari de arhivă. Serviciile solicitate au ca scop conversia documentelor din format fizic în format digital, precum și asigurarea conformității arhivistice și tehnice a acestora, în vederea implementării unui sistem eficient de administrare electronică a documentelor, care să asigure accesul rapid, securizat și legal la informațiile stocate. Serviciile care fac obiectul achiziției includ, fără a se limita la, următoarele activități:

• preluarea, manipularea și organizarea documentelor fizice existente în arhiva instituției
• scanarea documentelor la parametri tehnici care să asigure lizibilitatea, integritatea și fidelitatea reproducerii digitale
• indexarea și asocierea metadatelor aferente fiecărui document sau dosar, în vederea facilitării identificării și regăsirii rapide a informațiilor
• organizarea structurată a documentelor digitale, astfel încât acestea să poată fi integrate în sistemele informatice existente de management electronic al documentelor
• verificarea calității imaginilor și a corectitudinii indexării, pentru asigurarea unui nivel ridicat de acuratețe și conformitate
• predarea documentelor fizice, împreună cu arhiva digitală rezultată Rezultatul final al contractului va consta în:
• documente digitalizate și indexate, organizate într-o structură logică și coerentă
• un fond arhivistic organizat și ușor accesibil, care permite regăsirea rapidă a documentelor și integrarea acestora în fluxurile electronice de lucru ale instituției.

Prin realizarea acestei achiziții se urmărește crearea unei arhive structurale și digitalizate, care să asigure transparența, securitatea informațiilor, eficiența operațională și conformitatea cu reglementările legale aplicabile în domeniul arhivistic și al gestionării documentelor.