Raamovereenkomst voor media-advies, -planning en aankoop van mediaruimte (voor een periode van 1 jaar)

Westtoer zoekt voor deze overheidsopdracht een externe partner die haar voor 1 jaar in het kader van een bestellingsopdracht (raamovereenkomst) kan bijstaan bij het bepalen van de meest geschikte mediastrategie en de planning en de aankoop van mediaruimte. Het is de bedoeling dat op het mediabureau een beroep kan worden gedaan voor ofwel:

• het uittekenen van een mediastrategie op basis van een vooraf vastgelegd campagnebudget, het indienen van prijsaanvragen bij en briefen van media, het onderhandelen met de desbetreffende media, het vergelijken van offertes en voorstellen met het oog op de meest optimale mediamix, het opmaken van een mediaplan, de aankoop van mediaruimte, de opvolging van producties/uitzendingen/plaatsingen/publicaties/…, rapportering, evaluatie, project management en infosessies.
• Het inboeken en administratief opvolgen van de aankoop van media op basis van een vooraf genegotieerd voorstel door Westtoer.

Onder de raamovereenkomst zullen onderliggende deelopdrachten worden afgeroepen. De opdrachtnemer is bij de afroep van deze deelopdrachten verplicht om deze uit te voeren. Voor de deelopdrachten zal steeds een aanvullende offerte gevraagd worden aan de opdrachtnemer.

Deze raamovereenkomst wordt opgesteld als aankoopcentrale. Dat wil zeggen dat ook alle West-Vlaamse steden en gemeenten en de andere Vlaamse provincies hiervan kunnen afnemen. De dienstverlener is verplicht om Westtoer op de hoogte te houden van alle bestellingen binnen deze raamovereenkomst, zodoende Westtoer het overzicht kan bewaken.

Het maximaal bestelbedrag bedraagt € 4.000.000 incl. btw of 3.305.785,12 excl. btw Wanneer dit bedrag aan bestellingen wordt bereikt, zal de overeenkomst geen effect meer kunnen ressorteren en zal ze automatisch en van rechtswege worden beëindigd, ook al is de looptijd van 1 jaar nog niet verlopen.