Het ontwikkelen van een software platform voor het beheer van de registratie en de resultaten van de neonatale screening

Deze opdracht betreft het ontwikkelen en draaiend houden van een gemeenschappelijk ePlatform voor de Vlaamse neonatale screening naar aangeboren aandoeningen. Deze opdracht kadert in de terreinwerking voor het opsporen van aangeboren aandoeningen door de Vlaamse Overheid waarvoor UZ Gent en UZ Leuven zich gemeenschappelijk kandidaat hebben gesteld in 2024. De terreinwerking werd toegewezen aan UZ Gent en UZ Leuven voor de periode 2026-2030.

Dit ePlatform moet dan ook als een gemeenschappelijk project gezien worden van beide ziekenhuizen, maar met als doel een duurzaam IT register op te zetten dat losstaat van onder andere de keuze van screeningscentra zodat de continuïteit van de gegevensverwerking ten alle tijde gewaarborgd wordt. Tevens laat deze keuze toe de weg van digitalisatie in te slaan voor het pre-analytische en post-analytische luik en de communicatie met de verschillende actoren in de Vlaamse neonatale screening. Er wordt een onafhankelijke platform beoogd, dat na ontwikkeling ook door toekomstige partners van de Vlaamse Overheid moet kunnen worden gebruikt.

Het innovatief karakter zit hem in het feit dat deze oplossing onafhankelijk moet zijn van de keuze van het screeningscentrum en de gebruikte toestellen. Ook moet deze toepassing moduleerbaar zijn aan de (toekomstige) noden van de screeningscentra en de Vlaamse Overheid. Omdat de aangeleverde data ook GDPR gevoelige patiëntendata bevat, moet de oplossing rekening houden met de aangeleverde richtlijnen door de juridische dienst en DPO van beide universitaire ziekenhuizen.

Op heden is er geen oplossing beschikbaar op de markt die in die specifieke behoeften kan voorzien. Het ePlatform zal uit verschillende modules bestaan, die in fases zullen ontwikkeld dienen te worden, te starten met module 1. De verdere modules moeten wel perfect ingepast worden in de workflow zoals geïmplementeerd in module 1: Module 1 (basisoplossing): ePlatform bedoeld ter ondersteuning van de terreinwerking voor het Vlaams bevolkingsonderzoek naar aangeboren aandoeningen bij pasgeborenen op een gedroogde bloedspot.

Hiertoe moet de aangeboden oplossing minimum voorzien in:

• Een centraal Vlaams register voor een geschat aantal van 70.000 a 80.000 hielprikkaartjes/jaar moet worden gefaciliteerd
• Voor elk kaartje moeten er patiëntengegevens, metadata en resultaten van een 20 tal (uitbreidbaar) analyses met soms meerdere resultaten per analyse centraal bewaard worden. Deze data zal elektronisch doorgestuurd moeten worden vanuit de 2 betrokken LIS systemen, op een manier die standaard ondersteund wordt door de 2 labo’s (vb FHIR, HL7, CSV, …)
• Contacten van de medewerkers van de 2 verantwoordelijke centra met externe partners worden in de applicatie ingebracht (nl ouders, vroedvrouwen, pediater,…)
• Toegang op voldoende beveiligde wijze cfr. de Belgische standaarden via een website, in eerste instantie voor beperkt aantal medewerkers van de 2 verantwoordelijke centra.
• Opzoeken, opvragen en editeren van alle gegevens van ingebrachte kaartjes
• Na afloop van het contract en in geval van niet verlenging beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid voorziet de aanbieder dat de applicatie op eenvoudige wijze overdraagbaar is aan het opvolgend consortium. Dit zijn minimumeisen. Module 2 (vereiste optie): Online raadpleeg/registratiesysteem voor alle betrokken materniteiten en vroedvrouwen. Hiertoe moet de aangeboden oplossing minimum voorzien in:
• Beveiligd inloggen van de zorgverlener volgens de Belgische standaarden (vb via itsme of multifactor autorisatie), waarbij de toegang beperkt wordt tot de aan hun gelinkte neonaten
• Aanmelden moeder en kind door de zorgverlener
• Registreren informatie omtrent de afname en gelinkte zorgverlener, gekoppeld aan de barcode van het kaartje. Het lezen van de barcode gebeurt preferentieel via scanning.
• De applicatie moet een elektronische ordercommunicatie ondersteunen van de geregistreerde data naar de labo’s, bij voorkeur via een flow gelijkaardig aan de eForm uitwisseling zoals ten tijde van COVID. Timing: met de ontwikkeling van module 2 wordt gestart na aankoop van module 1 Module 3 (toegestane optie): Link rijksregisternummer baby en patiënt-identificatie ziekenhuis.
• Ondersteunen van mogelijkheden tot automatische uploads uit ADT systemen zoals bv Oazis of software van deelnemende materniteiten (60 tal max) waarbij op basis van kaart-ID of patiënt-identificatie het rijksregisternummer van het kind naderhand kan aangevuld worden wanneer dit beschikbaar komt in de materniteit na registratie van de pasgeborene (bv via csv, FHIR of andere). Timing: met de ontwikkeling van module 3 wordt gestart na aankoop van module 1 Module 4 (toegestane optie): Automatische opvolging afwijkende resultaten
• Opvolgactie triggeren bij afwijkende resultaten
• Mogelijkheid om na een contact met een zorgverstrekker een officieel bericht te versturen via de eHealthbox vanuit de website van het register Timing: met de ontwikkeling van module 4 wordt gestart na aankoop van module 1 Module 5 (toegestane optie): Uitbouw van een kwaliteitssysteem
• Bijhouden van draaiboeken, sjablonen voor brieven, … (plus beheersysteem)
• Monitoren KPI systeem
• Mogelijkheid tot registratie van non-conformiteiten gelinkt aan KPI’s plus relevante informatie voor de terreinwerking.

Non-conformiteiten gelinkt aan het analytisch luik zullen geregistreerd worden via de labo-eigen software Timing: met de ontwikkeling van module 5 wordt gestart na aankoop van module 1 Verdere gedetailleerde informatie zal te vinden zijn in het bestek, dat de geselecteerde kandidaten zullen toegestuurd krijgen