Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Voorwerp van deze diensten: Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen Toelichting: Hogeschool VIVES Zuid en VIVES Noord organiseert jaarlijks een brede waaier aan evenementen en “High-end” maatwerkopdrachten binnen zowel de campussen Noord als Zuid, die zich verspreid bevinden in de provincie West-Vlaanderen. Deze activiteiten maken integraal deel uit van het academisch en maatschappelijk functioneren van de hogeschool en vragen een professionele, kwalitatieve en betrouwbare cateringondersteuning. De catering speelt hierbij een cruciale rol in de beleving, uitstraling en organisatorische kwaliteit van deze momenten.

Fases van de opdracht: 1ste fase

• Selectie Onderhavig document betreft de eerste fase, met name de selectiefase, van een plaatsingsprocedure in twee stappen. In deze eerste fase wordt enkel een “Aanvraag tot deelneming” gevraagd, aangevuld met de nodige bijlagen, waarmee de kandidaat zijn interesse voor de opdracht betoont, zijn schriftelijke wil uit om geselecteerd te worden (artikel 2, 12° Wet Overheidsopdrachten 17 juni 2016) en de gevraagde verantwoordingsstukken overmaakt teneinde geselecteerd te kunnen worden. 2de fase
• Gunning Na de selectie kunnen enkel de geselecteerde kandidaten deelnemen aan de tweede fase, de gunningsfase, op basis van het bestek dat hen zal worden bezorgd na de selectiebeslissing. In deze tweede fase zullen de geselecteerde kandidaten op basis van het bestek worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Percelen:
• voor perceel 1 “Evenementen” zoeken wij drie externe cateringpartners die de hogeschool gedurende een periode van vier jaar kunnen ondersteunen bij onderstaande activiteiten die flexibel inzetbaar zijn over alle campussen heen dus over de gehele provincie West-Vlaanderen kunnen bedienen. Evenementen: Elk academiejaar voorziet Hogeschool VIVES onder andere 3 grootschalige institutionele evenementen waaronder de Academische Opening in september, de Nieuwjaarsreceptie in januari en de Pro-dag in mei; Voor deze evenementen wordt telkens een opkomst verwacht van ongeveer 700 tot 1.000 aanwezigen. Daarnaast organiseert Hogeschool VIVES jaarlijks meerdere proclamaties, promotiezittingen etc. gespreid over de verschillende studiegebieden. Deze plechtigheden vinden plaats per opleiding of groep en richten zich op studenten en hun ouders of begeleiders. Ook voor deze momenten is een aangepaste, verzorgde en vlot georganiseerde catering vereist, rekening houdend met variërende groepsgroottes, locaties en praktische omstandigheden.
• voor perceel 2 “maatwerkopdrachten” zoeken wij eveneens drie externe cateringpartners, voor aanzienlijk kleinere opdrachten van gemiddeld 10 tot 50 personen waar een uitzonderlijk hoog kwaliteitsniveau primeert, zowel op vlak van producten, presentatie en service. “High-end” maatwerkopdrachten: Dit perceel heeft betrekking op de levering van hoogwaardige, op maat uitgewerkte cateringdiensten, waarbij de nadruk expliciet ligt op kwaliteit, exclusiviteit en beleving.

De aanbestedende overheid beoogt met dit perceel de selectie van dienstverleners die in staat zijn om cateringconcepten te ontwikkelen en te realiseren die volledig afgestemd zijn op de specifieke context, doelstellingen en doelgroep van elk evenement. Het betreft hierbij geen standaardaanbod, maar telkens een unieke invulling waarbij maatwerk centraal staat. Looptijd De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar, op voorwaarde dat de geraamde maximale waarde van de opdracht binnen deze termijn niet wordt overschreden.

De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de kandidaat op het feit dat de aangegeven maximumwaarde niet is berekend op basis van de vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris. Deze maximale waarde biedt dus geen aanwijzing voor het offertebedrag waarvoor de inschrijving kan worden gegund. Het gaat in dit geval over de maximale waarde van de raamovereenkomst, die vastgesteld is op basis van de maximaal te bestellen hoeveelheden over alle opdrachten die de aanbestedende overheid kan plaatsen.

Om de omvang van de opdracht te controleren, houdt de aanbestedende overheid toezicht over de uitgaven in kader van de raamovereenkomst om ervoor te zorgen dat zij de maximale waarde van de raamovereenkomst niet overschrijden. Bij overschrijding van de maximale waarde, kunnen er geen nieuwe bestellingen worden geplaatst.