Printshop

Het voorwerp van de opdracht is een raamovereenkomst voor printshopdiensten. Hieronder wordt alle dienstverlening verstaan die te maken heeft met het ontvangen en voorbereiden van databestanden uit diverse bronnen, alsook het afdrukken, verzendklaar maken, verzenden waar van toepassing en/of verder verwerken van documenten via diverse media, inclusief de bijhorende tracering en rapportering. De dienstverlener zal gedurende de gehele looptijd van de raamovereenkomst de volgende dienstverlening uitvoeren volgens afgesproken service levels:

• Documentverwerking:
  • Ontvangen en verwerken van databestanden in diverse formaten, afkomstig van verschillende bronnen
  • Afdrukken van deze bestanden op verschillende soorten papier en enveloppen
  • Vouwen en onder omslag steken
  • Sorteren volgens bestemmeling en aanleveren aan de postbedeler, momenteel Bpost
  • Volledige afhandeling van aangetekende zendingen.
• Mail-ID
• Rapportering en real-time opvolging van de gegenereerde documenten
• omgaan met pieken en dalen in aangeleverde documenten, in staat zijn grote volumes te verwerken
• Kwaliteitscontrole op de uitgestuurde brieven. Fluvius verwacht dat de dienstverlener een aantal optimalisaties uitvoert aan de bestaande dienstverlening, zoals, maar niet beperkt tot:
• Minimaliseren van de afhankelijkheid van voorgedrukte documenten (stock, herbevoorrading, versiebeheer, enz.).
• Minimaliseren van de set-up kosten
• Rapportering en real-time opvolging
• Vereenvoudigde en meer transparante prijstabel en meetstaat, die een meer sluitende en snellere goedkeuring toelaat
• Innovaties in printtechnologie opvolgen en voorstellen van de nieuwe mogelijkheden en efficiëntere technieken
• Introduceren van nieuwe templates en vervangen van bestaande templates moet mogelijk zijn
• Meer doorgedreven document tracking.
• Elektronische verzending, opvraging en afhandeling (e-invoicing, webportal)
• Gestructureerde feedback over de status en de voortgang van individuele documenten.