Afsluiten van een overeenkomst voor 6 jaar (verlengbaar tot 8 jaar) voor logistieke dienstverlening (inclusief transporten en voorraadbeheer)

Beschrijving van de opdracht Middels huidige opdracht wenst de Aanbesteder en de deelnemende entiteiten AZ Diest en NMSC

• over te gaan tot het afsluiten van een overeenkomst voor de looptijd van 6 jaar (verlengbaar tot 8 jaar) en met startdatum 01/01/2026 voor het verlenen van volgende logistieke diensten: I.3.1 Magazijnbeheer In het centraal magazijn van de Ondernemer zullen volgende activiteiten plaatsvinden m.b.t. de voorraadgoederen (zowel medische (steriele en niet steriele) als niet medische verbruiksmaterialen)
• de controle bij ontvangst
• retour sturen indien nodig
• de opslag
• de picking & packing van deze voorraadgoederen op afroep van UZ Leuven/ AZ Diest / NMSC
• de consolidatie per interne UZ Leuven /AZ Diest/NMSC locatie
• Klaarmaken voor verzending vanuit het centrale magazijn (van de dienstverlener) naar de verschillende fysieke leverlocaties van de Aanbesteder en de deelnemende entiteiten op rolcontainers I.3.2 Voorraadbeheer en operationele aankoop Het voorraadbeheer en de operationele aankoop van deze verbruiksmaterialen zijn bijkomende diensten die eveneens het voorwerp uitmaken van deze opdracht:
• Onder ‘voorraadbeheer’ wordt de opvolging van de voorraad verstaan in de magazijnen op basis van (gepland) verbruik van deze verbruiksgoederen enerzijds en de contracten die UZ Leuven/ AZ Diest/NMSC afgesloten heeft met de diverse leveranciers zodanig dat bij een afroep er afdoende voorraad aanwezig is. UZ Leuven/ AZ Diest/NMSC kunnen extra voorraden aanhouden voor noodsituaties. Deze worden door de Ondernemer optimaal beheerd rekening houdend met vervaldata. De opslag van deze noodvoorraden wordt apart verrekend.
• Onder voorraadbeheer wordt eveneens de inventariscontrole begrepen : voorraadtellingen (cycle count), opvolging van stockverschillen en niet bewegende, vervallen voorraden. Onder ‘operationele aankoop’ wordt begrepen:
• De afroep door de Ondernemer op de contracten die UZ Leuven/AZ Diest/NMSC afgesloten heeft met de diverse leveranciers van deze verbruiksmaterialen om deze te laten leveren in het centraal magazijn van de Ondernemer.
• de opvolging van deze afroepen/bestellingen tot en met expedite modus en het ondernemen van de nodige acties (opvolging leveringen, backorders,…) om de levering te versnellen indien nodig
• indien voorraadgoederen niet kunnen geleverd worden, alternatieven en productfiche opvragen bij de leveranciers
• indien geen resultaat na expedite modus, escalatie naar Aanbesteder en of deelnemende entiteit
• de opvolging van de facturatie van deze bestellingen en de vrijgave van de betaling op basis van conformiteit van de levering met de modaliteiten van de contracten
• de opvolging van de logistieke performantie van de diverse leveranciers en deze data te delen met de Aanbesteder. I.3.3 Goederentransporten tussen het “centraal magazijn” van de Ondernemer en de verschillende campussen (zie detail III. Technische Bepalingen) Diezelfde Ondernemer dient op weekdagen in te staan voor de transporten
• voornamelijk op rolcontainers
• van zowel medische (steriele en niet steriele) als niet medische verbruiksmaterialen vanuit het centraal magazijn van de Ondernemer naar het logistiek platform van UZ Leuven op campus Gasthuisberg. Momenteel wordt dit dagelijkse volume aangeleverd door de zittende dienstverlener en verdeeld over 7 ritten per dag d.m.v. een trekker/trailer combinatie, niet gekoeld, met aankomsttijden (7) gesitueerd tussen 05.00 uur en 14.40. Voor AZ Diest gebeuren deze transporten
• vandaag
• tussen hetzelfde centraal magazijn van de zittende dienstverlener op weekdagen met 2x leveringen per week Campus Statiestraat (ma-wo) en 2x levering per week Campus Hasseltsestraat (wo-vrij) met bakwagen. In totaal gaat het over 5 ritten aangezien er op woensdag 3 ritten zijn momenteel. Voor het NMSC gebeuren de transporten
• op vandaag
• vanuit het centraal magazijn van de zittende dienstverlener op een weekdag met 1x levering per week. Leveringen dienen plaats te vinden in de voormiddag tussen 07u00 en 10u00. Er is geen laad- of loskade aanwezig. Transporten moeten niet gekoeld te zijn. De optimalisatie van deze transporten maakt deel uit van de onderhandeling in het kader van deze procedure. I.3.4 Inter-campus transport
• ENKEL VOOR UZ LEUVEN
• zie III. Technische bepalingen Tenslotte wenst de Aanbesteder dat dezelfde logistieke dienstverlener eveneens zal instaan voor de geconditioneerde dagelijkse (7/7) goederentransporten (waaronder voedingscomponenten, apotheek producten, goederen uit de centrale sterilisatie) tussen de verschillende campussen van UZ Leuven (Campus Pellenberg, Campus Sint-Rafaël en Campus Gasthuisberg
• zie ook https://www.uzleuven.be/nl/vestigingen#campussen). Momenteel worden deze
• inter-campus transporten
• voor UZ Leuven uitgevoerd d.m.v. 2 bakwagens met laadklep en 1 koelwagen met laadklep voor de geconditioneerde transporten. In totaal gaat dit over 24 ritten, gegroepeerd in 4 transportrondes, op een weekdag en 14 ritten, gegroepeerd in 2 transportrondes, op een zater-, zon- of feestdag. De optimalisatie van deze transporten zal eveneens het voorwerp uitmaken van deze opdracht. I.3.5 Looptijd De overeenkomst wordt afgesloten voor een looptijd van 6 jaar en dit met startdatum 01/01/2026. Bij gebrek aan opzeg door de Aanbesteder ten laatste 18 maanden voor het einde van voormelde periode zal de looptijd éénmalig automatisch worden verlengd met 2 jaar (tot in totaal maximaal 8 jaar). De Aanbesteder en de Ondernemer zullen immers
• gelet de logistieke complexiteit van een ziekenhuis
• na toewijzing een maandenlange inloopperiode nodig hebben om de werking in het algemeen en de IT-systemen in het bijzonder op elkaar af te stemmen.

Bovendien zullen investeringen noodzakelijk zijn, waardoor een afdoende terugverdientijd dient te worden vooropgesteld. De logistieke dienstverlening betreft bovendien een cruciale schake...