Accord-cadre relatif à des services ayant pour objet une tranche ferme relative à la livraison, l’installation et la maintenance d’un système ERP ainsi qu’une tranche conditionnelle relative à des services complémentaires, pour le Palais des Beaux-Arts de Bruxelles

Le présent marché public de services est lancé sous la forme d’un accord-cadre et a pour objet la livraison, l’installation, la formation et la maintenance d’un système de type ERP intégré pour le PBA. Le marché est divisé en une tranche ferme et une tranche conditionnelle. Tranche ferme Le PBA veut acquérir une solution logicielle de type ERP afin de répondre aux besoins suivants :

• Gestion de projets de différents types (artistiques, opérationnels, administratifs, …)
• Planification d’activités et planification du personnel
• Comptabilité
• Gestion financière
• Gestion des ressources Humaines
• Reporting et CRM. La solution devrait entraîner une meilleure collaboration entre les différents départements, une meilleure visibilité de l’activité artistique et événementielle au sein du PBA ainsi qu’un meilleur suivi des budgets et des coûts et revenus des activités à l’aide d’un reporting adapté et en temps réel. Cette tranche est estimée à :
• 200.000 euros HTVA en CAPEX
• 130.000 euros HTVA en OPEX par an et à 780.000 euros HTVA sur la durée totale du marché. Partant, la tranche ferme est estimée à un montant total de 980.000 euros HTVA pour la durée du marché. Tranche conditionnelle Une deuxième tranche, que le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de lever s’il dispose des fonds nécessaires, comprendra notamment les services complémentaires suivants :
• La gestion des visites guidées
• La gestion du mécénat du PBA
• Le développement d'un Wizard d'encodage des activités dans l'ERP
• L’importation des données du CRM actuel (Efficy) vers la solution ERP choisie
• La synchronisation des données entre la solution ERP et le logiciel de billetterie Secutix
• Le développement ou l’acquisition d’une solution de Marketing Automation
• Le développement d’une interface de transfert de données entre la solution ERP et le site web
• Le développement de nouvelles interfaces web.
• La digitalisation d’autres processus opérationnels.

Cette deuxième phase est estimée à 1,5 million d’euros HTVA en CAPEX.