raamovereenkomst aangaande de implementatie van een digitaal medewerkersdossier gekoppeld aan huidig of toekomstig loonsecretariaat en aan andere HR-applicaties

Toelichting van het voorwerp:

• Zorggroep Annendael VZW is op zoek naar een opdrachtnemer die uiterlijk op 30 juni 2026 de voorgestelde HRM-oplossing kan implementeren, waardoor Zorggroep Annendael VZW de continuïteit van zijn HR software kan garanderen na afloop van de huidige opdracht.
  • Dit is voor Zorggroep Annendael VZW zowel een contractuele voorwaarde als een technische minimumeis waaraan het implementatieplan dient te voldoen.
  • De nieuwe HR-oplossing dient rekening te houden met de context en specificiteit van Zorggroep Annendael vzw (cfr; Rechtspositieregelin) en volgende processen te ondersteunen: - personeelsbeheer - loonadministratie Er worden +/- 530 medewerkers verwerkt op de payroll, alsook daarenboven gemiddeld +/- 70 personen op jaarbasis als occasioneel personeel (vrijwilligers, jobstudenten, stagairs) . Er zijn verschillende werknemerstype/categoriën : bedienden, arbeiders,bestuurders, jobstudenten, stagairs,..
• De nieuwe HR-oplossing, het digitale medewerkersdossier, dient rekening te houden met de context en specificiteit van Zorggroep Annendael VZW en alle cruciale HR-processen te ondersteunen: Het doel van deze opdracht is de dienst HR van Zorggroep Annendael VZW een geïntegreerde oplossing aan te kunnen bieden. De nadruk ligt op de HR tools waar er een uitgebreide en gebruiksvriendelijke oplossing nodig is. Deze oplossing zal gefaseerd geïmplementeerd worden op het ritme van de organisatie in nauw overleg met de uiteindelijke opdrachtnemer. De inschrijver moet in staat zijn om begin januari 2026 te starten met de implementatie van het medewerkersdossier. Volledige implementatie wordt voorzien op 30 juni 2026. De inschrijver is master van het gehele medewerkersdossier en zorgt voor werkafspraken en koppelingen met het sociaal secretariaat SD Worx en met hun pakket voor de loonberekening. Het uurroosterregistratieprogramma ESS HCPS van Tobania werd in Q3 van 2025 overgezet naar de Cloud en dient dus volledig gekoppeld en geïntegreerd te zijn in het medewerkersdossier. Er wordt aangetoond dat de info uit Tobania voor de medewerker op een toegankelijke en heldere manier wordt weergegeven. Zorggroep Annendael VZW zoekt naar een bestaande oplossing die geparametriseerd kan worden of naar een basissoftware die verder ontwikkeld wordt volgens de vereisten van dit bestek. De vereisten van de software en de processen worden in het onderstaande bestek beschreven. De implementatie en parametrisatie gebeurt in nauw overleg met de directeur HR en de dienst HR (leidinggevende Ine Verreydt). We verwachten: · Een gebruiksvriendelijke toepassing: o intuïtieve schermen (het programma wijst zichzelf uit, leidt je doorheen te volgen stappen, …), o geen overbodige informatie, o geen overvolle schermen, o ook hanteerbaar voor gebruikers met minimale PC-kennis, o lees-en schrijfrechten automatisch vanuit de organisatiestructuur (organogram), maar ook handmatig instelbaar om het pakket te individualiseren (wie wat ziet/kan, is individueel instelbaar), o … · Een ondersteunende toepassing: o geen dubbele ingave van gegevens (koppeling met bestaande applicaties oa. de loonapplicatie en het uurroosterprogramma). o een aantal velden zijn enkel in te vullen met vooraf vastgelegde waarden (dropdown, selectielijst, …) om eenvormigheid na te streven, o mogelijkheid tot inbouwen van workflows/waarschuwingen/.., o mogelijkheid om geautomatiseerde processen, zonder tussenkomst van een programmeur, handmatig op te zetten en te doorkruisen, o mogelijkheden tot managementrapportage: HR-gebruiker kan zelf rapporten samenstellen aan de hand van een intuïtieve rapportgenerator, · Een toepassing die maximaal kan geparametriseerd worden: de toepassing laat toe dat de dienst HR van Zorggroep Annendael VZW haar eigen werkprocessen kan inbouwen, geen ‘gesloten’ standaardpakket. · De software beschikt over verschillende modules (Werving & Selectie,HR Core, Onboarding, Performance, Opleidingen, Rapportages etc) in één platform zonder dat koppelingen tussen de verschillende onderdelen nodig zijn. · Het platform is volledig beschikbaar in de Cloud als SaaS. · De software wordt jaarlijks meerdere keren kostenloos geupdatet tot het einde van de overeenkomst. · De software beschikt over een native ontwikkelde App voor Android & Iphone waar minimum volgende zaken beschikbaar zijn: Eigen taken inzien, signalen raadplegen, Nieuwsberichten, Documenten beschikbaar stellen, interne berichten sturen, Wie is wie, Verlof aanvragen, Ziek melden met ziekteattest, Onkosten (met OCR scanning van gefotografeerde onkosten notas), Self Service dossier, Wijzigen persoonlijke gegevens en familiegegevens, Aanpassen aan eigen kleur en stijl van de organisatie, aanmaken van specifieke organisatiepagina. · De software is uitbreidbaar op termijn binnen dezelfde applicatie met andere opties zoals CRM, Offertes, Projecten, Facturatie, Boekhouding, etc. · De software en de organisatie die ze neerzet hanteert de nodige veiligheidsmaatregelen en haalt hiervoor de nodige veiligheidscertificeringen. · Er is reeds een uitgebreide set van autorisatiegroepen aanwezig gebaseerd op de belangrijkste rollen binnen een organisatie. · Het toewijzen van medewerkers/gebruikers op autorisatiegroepen verloopt automatisch (op basis van selecties) en kan dus worden geautomatiseerd. Bijvoorbeeld als iemand een bepaalde functie uitvoert, wordt deze toegewezen tot specifieke autorisatiegroep. · Er kunnen verschillende HR (maar ook andere vrije) acties en taken worden uitgezet die allen via een workflow kunnen verlopen. Er is een uitgebreide workflow editor (zodat klanten, zonder uw tussenkomst, zelf workflows kunnen genereren) beschikbaar. Op basis van de aanvraag kan de workflow nog gestuurd worden (andere workflow triggeren, andere beoordelaar die eventueel extra/nieuwe velden kan invoegen, Condities, verplichte velden, e-mails uitsturen). De wo...