IT - Zorgzwaartetool

De doelstelling van deze procedure is de implementatie van een digitale oplossing die toelaat om de zorgzwaarte en bestaffing van een afdeling objectief, duidelijk en visueel weer te geven via dashboards. Op basis van de geleverde inzichten en planningssuggesties kunnen hoofdverpleegkundigen, verantwoordelijken van de mobiele equipe, zorgmanagers en directie op een onderbouwde manier beslissingen nemen over de personeelstoewijzing op dagbasis (operationele planning). Een hulpvraag kan door (hoofd-)verpleegkundigen uitgestuurd worden via de oplossing.

Genomen beslissingen kunnen er vervolgens ook gedocumenteerd en gecommuniceerd worden. Daarnaast moet de oplossing ook geschikt zijn om tactische en strategische besluitvorming te ondersteunen via dashboards met historische data, onder meer door het zichtbaar maken van trends in zorgzwaarte, personeelsinzet en capaciteit. De gekozen oplossing moet in deze eerste fase:

• een gebruiksvriendelijk dashboard aanbieden waarin zorgzwaarte en bestaffing visueel en overzichtelijk worden weergegeven
• op basis van beschikbare data – inclusief aantal beschikbare medewerkers en informatie over de kennis en kunde van deze medewerkers (diploma: VVAZ, basisverpleegkundige, zorgkundige; tewerkgestelde afdeling(en)) – suggesties formuleren voor de optimale personeelsinzet, waaronder:
• waar inzet van de mobiele equipe aangewezen is
• en waar afdelingen elkaar onderling kunnen ondersteunen
• (hoofd-)verpleegkundigen toelaten om actief hulp te vragen via het platform, na te kijken welke hulpvragen er reeds uitgestuurd zijn voor de afdeling, medewerkers met een aangepast werkrooster te contacteren en finale beslissingen te documenteren
• maximaal gebruikmaken van bestaande en actuele data* om de registratielast voor medewerkers te beperken en de objectiviteit te waarborgen
• initieel inzetbaar zijn ter ondersteuning van de dagplanning van verpleegafdelingen (C, D, E, G, M, Sp), met mogelijkheid tot latere uitbreiding ziekenhuisbreed
• gebruikt worden door hoofdverpleegkundigen, dagverantwoordelijken, zorgmanagers en directie
• toegankelijk zijn via zowel desktop- als mobiele toepassingen. --------------- In een tweede fase (buiten de scope van de huidige aanbesteding) wordt beoogd om:
• de personeelsplanning verder te automatiseren
• ziekenhuisbrede uitrol te realiseren, buiten de klassieke verpleegafdelingen en inclusief zorg-logistieke medewerkers
• wijzigingen in de personeelsplanning automatisch te laten doorstromen naar de officiële planningssoftware van het ziekenhuis (Saga). Deze tweede fase moet uiteindelijk toelaten om de vertaalslag te maken van inzicht en advies naar een (semi-)geautomatiseerde dagplanning en toewijzing van Verpleegkundigen Verantwoordelijk voor Algemene Zorg (VVAZ; bachelor verpleegkunde), basisverpleegkundigen (HBO5/A2) en zorgkundigen over vroege, late, nacht- en weekendshiften, volgens organisatiebreed vastgelegde spelregels en parameters. De realisatie van deze fase kan gebeuren door het toevoegen van aanvullende modules. De oplossing aangeboden in de eerste fase moet de basis worden van de verdere uitbouw in de tweede fase. Bij een goede uitvoering van de eerst fase zal er verder gewerkt worden met de gekozen leverancier voor de uitrol van de tweede fase. De tweede fase wordt dan beschouwd als een uitbreiding van het platform (aanvullende leveringen). Indien de uitvoering niet afdoende was, verbindt de leverancier er zich toe er kosteloos voor te zorgen dat de oplossing de data in het gewenste formaat kan exporteren om gebruikt te worden voor de uitrol van de tweede fase door een derde partij. In het tweede geval zal voor de toewijzing van de derde partij een aankoopprocedure worden gevoerd.