Solution financière comprenant un outil procure to pay et un outil comptable

Le groupe MC-CM est un acteur majeur du secteur de la santé en Belgique, caractérisé par un environnement informatique diversifié et en constante évolution. Actuellement, les processus comptables et d’achat reposent notamment sur Oracle eBS et Adfinity (Easi), sans intégration entre ces systèmes, ce qui engendre des traitements manuels, un risque accru d’erreurs et des inefficiences. Le présent marché s’inscrit dans une démarche de modernisation et d’intégration visant à améliorer l’efficacité opérationnelle, la qualité des données et le niveau d’automatisation des processus financiers et Procure-to-Pay.

Le présent marché public a pour objet mise à disposition, la mise en œuvre, la configuration, l’intégration, le support et la maintenance d’outils destinés à soutenir les processus comptables et le processus Procure to Pay (P2P) au sein du groupe MC-CM. Pour la lecture de la description du marché, les termes intégration, interfaçage et interopérabilité doivent se comprendre de la manière suivante :

• Intégration = développement, paramétrage et déploiement des deux outils au sein de l’eco-système MC-CM
• interfaçage = création des liens (flux données in/out) entre les deux outils d’une part, et les autres outils IT de l'éco-système MC-CM d’autre part
• interopérabilité = création des liens entre l’outil comptable et l’outil P2P. Les outils recherchés doivent être ouverts (documentés et couramment utilisés) et s’intégrer avec les autres systèmes d’information du groupe. Ils doivent contribuer à une prise en charge efficace, sécurisée et automatisée des processus comptables ainsi que des processus d’achat et de paiement, dans le contexte d’une organisation complexe comptant plusieurs entités et unités opérationnelles, active dans le secteur belge mutualiste et caractérisée par un environnement informatique diversifié et en constante évolution. Le marché est attribué selon une procédure en deux phases, composée :
• d’une phase de sélection, au cours de laquelle les candidats sont évalués sur la base des motifs d’exclusion et des critères de sélection
• d’une phase de remise des offres, à laquelle seuls les candidats sélectionnés sont invités à remettre une offre et au cours de laquelle l’attribution du marché intervient. Le marché est subdivisé en deux lots, qui sont attribués séparément, mais qui doivent aboutir conjointement et simultanément à une prise en charge cohérente et interopérable des processus concernés (P2P et comptables). Lot 1 – Outil Procure to Pay (P2P) Le lot 1 a pour objet la mise à disposition, la mise en œuvre, la configuration, l’intégration, le support et la maintenance d’un outil P2P pour le groupe MC-CM. L’outil doit soutenir l’ensemble du processus P2P, notamment :
• les demandes d’achat et les circuits d’approbation
• les commandes et la réception
• le traitement des factures fournisseurs et des informations de paiement
• La gestion des comptes fournisseurs et de la comptabilité créditrice (account payables) ;un mécanisme de rapprochement à trois facteurs (three way matching) (bon de commande – bordereau de réception – facture) Lot 2 – Outil comptable Le lot 2 a pour objet la mise à disposition , la mise en œuvre, la configuration, l’intégration, le support et la maintenance d’un outil de comptabilité pour le groupe CM MC. L’outil doit soutenir les processus comptables, notamment :
• la comptabilité générale
• le reporting financier
• le respect de la réglementation comptable et fiscale belge. Soumission par lot Les soumissionnaires peuvent introduire une offre pour :
• uniquement le lot 1
• uniquement le lot 2
• les deux lots (une offre par lot). Chaque lot fait l’objet d’une évaluation et d’une attribution distinctes.