Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, configureren en onderhouden van aanmeldzuilen voor patiënten, inclusief toebehoren

De opdracht betreft een mededingingsprocedure met onderhandeling voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, configureren en onderhouden van aanmeldzuilen voor patiënten, inclusief toebehoren. Het UZ Gent wenst aanmeldzuilen aan te kopen voor de verschillende onthaalpunten van het ziekenhuis. Alle patiënten dienen via deze zuilen aan te melden, zowel bij een geplande opname, een consultatie, een onderzoek of een behandeling.

De zuilen moeten de patiënten voorzien van een zelfbedieningsfunctie voor het bevestigen van aankomst in het ziekenhuis of voor doorverwijzing naar de onthaalmedewerkers. Dagelijks melden zich tot 4.000 unieke patiënten aan via de aanwezige aanmeldzuilen verspreid over de campus. Er is in de ochtend een piekflow tot 500 aanmeldingen per uur, verdeeld over de diverse onthaalpunten op de campus waar 1 of meerdere aanmeldzuilen ter beschikking staan, afhankelijk van de patiëntenstroom.

In het centrale inkomgebouw staan 8 aanmeldzuilen centraal opgesteld. De overige decentrale aanmeldzuilen bevinden zich verspreid in de verschillende gebouwen op de campus. Deze infrastructuur heeft tot doel de dienstverlening voor de patiënten te verbeteren door enerzijds de doorlooptijd te verkorten wanneer bijkomende gegevensregistratie niet vereist is, en de patiënten een gepersonaliseerde aanmeldbeleving te bezorgen, of anderzijds de patiënt door te verwijzen naar een medewerker voor een persoonlijk contact, met uitgifte van een wachtrijnummer.

De opdracht omvat:

• Levering van 20 aanmeldzuilen, inclusief de vervanging van 15 bestaande zuilen
• De aanmeldzuilen dienen te beschikken over een geïntegreerde eID lezer, barcodescanner, ticketprinter en een groot touchscreen
• Installatie en configuratie op verschillende locaties binnen het ziekenhuis
• Integratie met bestaande software zoals xKiosk van de firma Zorgi en het eSirius wachtrijsysteem van de firma ESII
• Een onderhoudscontract voor de volledige levensduur van de zuilen, inclusief updates en interventies
• Beschikbaarheid van vervangstukken gedurende 10 jaar (bv. eID-kaartlezers, barcodescanners, printers, schermen,....)
• Levering van ticketrollen voor ticketprinters
• Opleiding van personeel voor gebruik en ondersteuning. De minimum vereisten en meerwaarden worden opgenomen in het bijzonder bestek, dat enkel aan de geselecteerde kandidaten zal worden bezorgd in de volgende fase van de plaatsingsprocedure.