24.355-BV Audiovisuele apparatuur De Ark Volendam

Het doel van de aanbesteding is om één (1) overeenkomst met één (1) opdrachtnemer af te sluiten voor het aanschaffen, implementeren en onderhouden van audiovisuele middelen die voldoen aan de huidige stand der techniek, die eenvoudig in gebruik zijn en die goed kunnen integreren met de overige relevante informatiesystemen van de gemeente Edam-Volendam. Verder dient te worden voldaan aan alle specificaties en eisen en aan de toezeggingen van de Inschrijver. Het belangrijkste doel van deze opdracht is de vernieuwing van de huidige audiovisuele installatie naar een stabiele robuuste audiovisuele installatie, waarbij de bestaande functionaliteiten worden gehandhaafd en/of uitgebreid.

Opdrachtnemer zorgt dat de audiovisuele installatie zonder haperingen functioneert; ofwel dat de gemeenteraad, de griffie-organisatie en andere gebruikers in het gebruik van de installatie geen hinder ondervinden bij de uitvoering van hun taken. Omdat de locatie van de uiteindelijke raadszaal nog in renovatie is, en het tijdstip van ingebruikname is voorzien ultimo 2026, kan de levering en installatie tweeledig zijn.

• Installatie op locatie Julianaweg 106, 1131 DJ Volendam (AMVO) na gunning van de apparatuur sec van de commissiezaal, welke later dient te worden overgeplaatst naar de commissiezaal van De Ark in Volendam. Vanwege onzekerheid over de renovatie van De Ark, houden wij hier nog een slag om de arm m.b.t. betreffende montage. Dit zal in overleg gebeuren, ná gunning.
• Installatie op locatie “De Ark” Val van Urk 7, 1132 BH Volendam na gereedkoming van de renovatie van zowel de commissiezaal als de raadszaal, waarbij eventueel demontage op de locatie Julianaweg 106 (AMVO) uiteraard ook plaats dient te vinden. De opdracht betreft op hoofdlijnen de volgende onderdelen: a. Levering van het nieuwe audiovisuele informatieplatform voor de raadzaal van het gemeentehuis Edam-Volendam. Onder meer bestaande uit:
• Bedieningsschermen
• Vergadermanagementsysteem (VMS)
• Microfooninstallatie
• Automatische cameraregistratie
• Videoschermen- beeldweergave
• Geluidsweergave
• Draadloze microfoons
• Hybride voorbereiding
• Presentatiemogelijkheden
• Opnamevoorzieningen
• Distributie van audiovisuele signalen
• Oplossing ter voorkoming van uitval b. Het verzorgen van een live koppeling tussen het audiovisuele informatieplatform en het Raadsinformatiesysteem van iBabs, waaronder ook begrepen het webcastingplatform van Company Webcast. c. Het, in afstemming met opdrachtgever, verwijderen en afvoeren van bestaande apparatuur die geen waarde en functie heeft in de toekomstige installatie. d. Turn-key installatie en implementatie van de audiovisuele uitrusting en systemen voor opdrachtgever, bestaande uit onder andere:
• Projectleiding (ook voor de rol aan de zijde van opdrachtgever)
• Regievoering over alle betrokken interne en externe partijen
• Workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer
• Design en inrichting
• Tot stand brengen van koppelingen
• Training van gebruikers, documentatie en nazorg, inclusief de on-site ondersteuning bij de eerste vijf (5) raads- en commissievergaderingen na ingebruikname van een goedwerkende opgeleverde installatie. e. Technisch-, functioneel- en operationeel beheer en support op de gehele audiovisuele installatie (inclusief de coördinatie en aansturing van interne diensten en derde leveranciers, die nodig zijn voor een juiste werking van de installatie). f. Op afroep on-site ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen (fysieke aanwezigheid) voorafgaand en tijdens vergaderingen van opdrachtgever.