Raamovereenkomst voor het verzenden, ontvangen en archiveren van EDI-documenten tussen het UZ Gent en haar business partners

Het Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent) is een van de grootste ziekenhuizen in Vlaanderen met meer dan 6.000 medewerkers en ruim 1.000 erkende bedden. In 2020 implementeerde het UZ Gent een EDI-oplossing naar aanleiding van de beslissing van de Vlaamse Regering over een verplichte elektronische facturatie voor alle overheidsopdrachten gelanceerd vanaf 1 januari 2017. De huidige EDI-documentstromen zijn :

• De verwerking van EDI-aankoopfacturen. Het UZ Gent ontvangt momenteel jaarlijks ongeveer 90.000 aankoopfacturen van 7000 leveranciers. Op dit moment zijn er 400 UZ Gent leveranciers aangesloten op het OpenPeppol-netwerk waardoor meer dan 55% van de aankoopfacturen via EDI wordt aangeleverd.
• Het versturen van EDI-aankooporders Het UZ Gent verstuurt momenteel aankooporders voor ca. 22 leveranciers.
• Het versturen van verkoopfacturen (niet patiëntgebonden) vanuit SAP. Dagelijks worden er nieuwe leveranciers aangesloten op het OpenPeppol-netwerk met het oog op de vanaf januari 2026 wettelijke verplichting voor ondernemingen met een Belgisch BTW-nummer. Voor bovenstaande EDI-documentstromen maakt het UZ Gent gebruik van het Arco-platform. Met deze opdracht wil het UZ Gent de huidige EDI-documentstromen continueren, uitbreiden en optimaliseren via een betrouwbaar EDI-webplatform. Van de aangeboden oplossing en dienstverlening verwacht het UZ Gent :
• Het onbeperkt toevoegen en ondersteunen van UZ Gent leveranciers en klanten, nl.
  • Het toevoegen van nieuwe UZ Gent leveranciers.
  • Het ondersteunen van alle UZ Gent BTW-plichtige Belgische leveranciers voor EDI-aankoop- en verkoopfacturen.
  • Het maximaal faciliteren van aankooporders en -bevestigingen naar en van leveranciers via het OpenPeppol-netwerk.
• Automatische documentverwerking voor volgende documenttypes :
  • Aankoopfacturen en creditnota’s (inkomend van leverancier) via OpenPeppol bis standaard.
  • Verkoopfactuur en verkoopcreditnota’s (uitgaand van UZ Gent naar leverancier) via OpenPeppol bis standaard.
  • Bestelbon of aankooporder (uitgaand van UZ Gent naar leverancier), maximaal via de OpenPeppol bis standaard
  • Eventueel Orderbevestiging en ‘Despatch Advice’ (van leverancier naar UZ Gent), maximaal via de OpenPeppol bis standaard.
• Voldoen aan de meest recente Peppol-standaarden en relevante regelgeving voor alle documenttypes.
• Integratie tussen het EDI accespoint en de UZ Gent ERP-oplossing SAP S4 Hana met Biztalk als integratiemotor. Mogelijk zullen daarnaast nog integraties moeten worden opgezet, bv. met de patiëntenadministratiemodule OAZIS van leverancier Zorgi.
• Realtime inzicht in alle inkomende en uitgaande documenten.