Organisation des deplacements professionnels des agents et salaries de la ratp et ses filiales

Le présent avis vise à établir un accord-cadre, à commandes, mono attributaire, sans montant minimum et avec montant maximum de Vingt-Huit (28) Millions €HT ayant pour objet le renouvelement de son accord cadre de déplacements professionnels à destination des agents et des salariés RATP EPIC et de ses filiales. L’accord cadre est conclu pour une durée maximale de Quarante-Huit (48) mois. Cette opération a pour principal objectif de pérenniser et faciliter l’organisation des déplacements professionnels tout en répondant aux exigences de chacun des partis, notamment en premier lieu la fiabilité des interfaces et la transparence tarifaire.

Il s’agit pour la RATP de proposer et maintenir une qualité de service à ses agents et salariés et ses filiales. Il est passé sous la forme d’un accord-cadre mono-attributaire à bons de commande. Le marché couvre :

• La réservation et l’émission de billets de transport, d’hébergement, de location de véhicule, et de services annexes
• L’assistance aux collaborateurs
• La mise en place des outils digitaux de réservation
• Les prestations de conseil et d’optimisation
• La facturation des prestations fournies et le reporting de l’activité
• La conformité, la sûreté/sécurité, le développement durable Les collaborateurs du groupe RATP sont amenés à réaliser, dans le cadre de leurs activités professionnelles des déplacements sur l’ensemble du territoire national, ainsi qu’à l’étranger.

Le candidat devra proposer une solution unique de réservation online (SBT) de billetterie aérienne / ferroviaire, de nuitées hôtelières (tant pour les voyages individuels que pour les voyages de groupe), de location de véhicules, ainsi que, dans la mesure du possible, la gestion des formalités administratives (visas …). Le SBT devra permettre aux différentes filiales du groupe RATP de se connecter dans leur environnement distinct (circuit de validation différent, politique voyage différente). Étant donné que le valideur peut appartenir à une autre filiale ou à un autre pays, une interconnexion entre les différents pays est cependant nécessaire.

Le groupe RATP souhaitant étendre ce marché aux filiales internationales, le titulaire devra être en capacité de proposer un réseau d’agences locales il est donc obligatoire de proposer une agence de voyage avec des agences locales dans chacun des pays où le groupe est implanté. En complément, le candidat devra proposer une solution de réservation offline (agence de voyage / service client) joignable par téléphone et par mail, permettant les mêmes fonctionnalités que l’outil de réservation online. Cette solution permettra, en complément, de répondre aux besoins particuliers en termes de réservation, au traitement des éventuels litiges ou dysfonctionnements, au besoin en termes d’assistance d'urgence 7j/7j 24h/24h.

Elle devra également être en mesure de proposer un service VIP. Le titulaire assistera les utilisateurs dans la promotion du mode de réservation online. Il s’engage à inciter et accompagner les collaborateurs du groupe RATP (Travel Managers et voyageurs) à utiliser en priorité ce mode de réservation pour toutes les transactions et cas de figure qui le permettent.

La politique de sûreté à la mobilité internationale définit les pratiques de gestion des risques encourus par les salariés du Groupe RATP effectuant des missions de courte, moyenne ou longue durée dans l’exercice de leur métier et plus particulièrement dans le cadre du développement à l’international des entreprises du Groupe. Elle établit une cartographie des risques pays de 1 à 5 (1 étant le niveau de risque le plus faible et 5 le plus élevé). Les procédures en vigueur au sein de la RATP en matière de sûreté des collaborateurs en mission recommandent la création d’un Ordre de mission.

Dans ce cadre, certaines entités du groupe RATP, en particulier celles relevant du droit public (EPIC), prévoient la mise en place d’une autorisation préalable au déplacement, pouvant prendre la forme d’un ordre de mission interne. Les modalités de cette autorisation peuvent toutefois varier selon les entités du groupe.Il est attendu que l’outil de réservation (SBT) du titulaire permette de s’inscrire dans ce processus d’autorisation préalable, notamment par la mise à disposition d’un document récapitulatif du déplacement, pouvant faire office de justificatif de mission. Ce document pourra être généré, soit via un module dédié, soit par téléchargement d’un fichier récapitulatif au format pdf, reprenant l’intégralité des éléments constitutifs du voyage (nom du collaborateur, date d’arrivée et de départ, compagnie utilisée et N° des vols, nom et adresse des hôtels, circuit de validation …).

La génération du document pourra se faire à toutes les étapes du processus de réservation (en mode « brouillon », après approbation, après réalisation du voyage).La création formelle de l’ordre de mission, lorsqu’elle est requise, relève de l’organisation interne du groupe RATP et ne constitue pas une prestation attendue du titulaire. En cas de réservation OFFLINE (via ou hors agence de voyage du titulaire, exemple : collaborateur invité dans le cadre de ses missions), l’outil devrait permettre soit d’effectuer une saisie manuelle des informations relatives de voyages, soit, idéalement, de remonter automatiquement les informations dans l’outils SBT, ceci afin de garantir la centralisation dans une base de données unique. Le nombre de transaction est estimé à 22 005 transactions, environ.