SAP HCM carve-out and transformation to SuccessFactors, plus supplementary services

Die KVB beabsichtigt, ihre bestehende, auch für die Konzerngesellschaft KSG genutzte SAP-HCM-Landschaft im Wege eines Carve-outs abzulösen und auf SAP SuccessFactors als Full-Cloud-Lösung zu transformieren. Der Auftrag umfasst auf Grundlage eines EVB IT Systemvertrages die Vorbereitungs-, Umsetzungs- und Betriebsphase, insbesondere Konzeption und Pflichtenhefterstellung, Implementierung, Konfiguration und Customizing, Datenmigration, Integration und Schnittstellenanpassung, Test, Schulung, Projektmanagement, Unterstützung des Change Managements, Go-live und Hypercare sowie die anschließende Unterstützung im Produktivbetrieb. Einzuführen sind insbesondere Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding und WalkMe Premium for SuccessFactors.

Einzubeziehen sind insbesondere SAP S/4HANA, SAP Integration Suite und SAP BW on HANA. Die erforderlichen SuccessFactors-Lizenzen sind bereits vorhanden und nicht Gegenstand des Auftrags. Ergänzend ist auf Grundlage einer EVB IT Rahmenvereinbarung ein optionales Kontingent von bis zu 1.000 Personentagen (Schätz-/Höchstmenge) für ergänzende Dienstleistungen vorgesehen (ohne Abnahmeverpflichtung).

Der vollständige Produktivbetrieb ist spätestens zum 01.06.2028 vorgesehen. Die Einzelheiten zum Leistungsumfang und zu den verbindlichen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Für die Angebotsphase gelten folgende verbindliche Mindestanforderungen beziehungsweise K.-o.-Kriterien:

1. Das für die Leistungserbringung eingesetzte Personal muss über fundierte bis langjährige, umfangreiche und tiefgehende Erfahrungen und Kenntnisse in Bezug auf SAP HCM und SuccessFactors verfügen. Der Bieter muss dies in seinem Angebot zusichern.
2. Der Bieter muss zusichern, dass die Leistungserbringung dem aktuellen Stand und den anerkannten Regeln der Technik sowie dem Grundsatz einer sinnvollen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Nutzung, auch hinsichtlich weiterer Kosten wie insbesondere der Betriebskosten, entspricht. Im begründeten Zweifelsfall ist die Einhaltung dieser Vorgaben auf Kosten des Auftragnehmers nachzuweisen.
3. Die Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Dokumentationen, Protokolle, Berichte, Planungs- und Schulungsunterlagen müssen vollständig in deutscher Sprache verfasst werden. Besprechungen, Workshops und Schulungen sind in deutscher Sprache durchzuführen. Das eingesetzte Fachpersonal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Sofern Deutsch nicht die Muttersprache ist, wird mindestens ein deutsches Sprachdiplom der Stufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen verlangt.
4. Sämtliche Mitarbeiter des Bieters einschließlich externer Unterauftragnehmer und freier Mitarbeiter müssen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Der Bieter darf nur Personen einsetzen, für die eine schriftliche Einverständniserklärung zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung vorliegt.
5. Die angebotene Lösung muss insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und der weiteren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen.
6. Abgeschlossene personalbezogene Vorgänge, Datenbestände, Dokumente und Nachweise dürfen erst nach Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen oder fachlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert werden.

Der entsprechende Prozess muss gesetzeskonform und revisionssicher ausgestaltet sowie durch eine Verfahrensdokumentation dokumentiert werden. Die Nichterfüllung einer dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots. Die Einzel- und Unterkriterien, deren Gewichtung, die Bewertungsmethode einschließlich der Verknüpfung von Preis und Leistung, die Punkteskala, etwaige Mindestpunktzahlen sowie die einzureichenden Angaben und Nachweise werden den ausgewählten Bewerbern einheitlich mit der Aufforderung zur Abgabe des indikativen Erstangebots zur Verfügung gestellt.

Sie konkretisieren den vorstehenden Zuschlagsrahmen.