Procurement of coffee machines 2026

Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia vuokrattavista kahviautomaateista sekä niihin liittyvästä kokonaispalvelusta. Kokonaispalvelu sisältää automaatit sekä niiden asennukset, säännölliset huollot ja ylläpidon, määräaikaishuollot, kulutukseen perustuvat täytöt ja raaka-ainetoimitukset sekä hygieniahuollot ja varaosat. Lisäksi kokonaispalveluun tulee kuulua koko laitteen sopimuskauden kattava takuu sis. vikahuollot, varaosat sekä matkakulut.

Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus". Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa on 900 000 euroa.

Espoon kaupunki valitsee kilpailutuksen perusteella yhden (1) toimittajan ja yhden (1) varatoimittajan. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankinnan valmistelu Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja.

Markkinakartoituksessa on kuultu alan toimijoita kirjallisesti ja markkinavuoropuhelun kautta, arvioitu hankinnan jakamista osiin sekä eri toteutusmalleja. Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti. Markkinakartoitukseen ilmoittautui mukaan viisi toimijaa, joiden kaikkien kanssa järjestettiin Teams-tapaamiset sekä lähetettiin myöhemmin materiaalit kirjallisesti kommentoitaviksi.

Kartoituksen keskeiset havainnot ovat, että markkinoilla toimii rajallinen määrä toimijoita, joiden tarjonta on pääpiirteittäin melko samanlaista. Etenkin kahviautomaatit sekä niihin saatavilla olevat tuotteet ovat hyvin samankaltaisia eri toimijoiden välillä. Palvelutasot ja niiden hinnoittelu vaihtelevat kuitenkin jonkin verran eri toimijoiden välillä.

Lisäksi mahdollisuus tarjota kokonaispalvelua vaihtelee jonkin verran eri toimijoiden välillä ja pienimmillä toimijoilla ei ole välttämättä kapasiteettia tarjota kyseistä palvelua Espoon kokoiselle kaupungille. Tästä huolimatta Espoo tarvitsee palvelun kokonaispalveluna, koska kaupungin oman henkilöstön ei ole mahdollista huoltaa/ ylläpitää kahviautomaatteja sopimuskaudella. Hankinnassa päädyttiin siihen, että Espoo solmii yhden sopimuksen valitun toimittajan kanssa, joka voi halutessaan hyödyntää alihankkijoita sopimuksen toteuttamisessa.

Kartoituksessa saatuja havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, hankinnan rakenteessa sekä tarjousten vertailuperusteiden määrittelyssä. Markkinoilta saatiin tietoa ja lukuisia mielipiteitä liittyen hankinnan kohteen määrittelyyn sekä hankinnan rakenteeseen. Lisäksi vertailuperusteiden määrittelyssä saatiin kaikilta markkinavuoropuheluihin osallistuneilta toimijoilta mielipiteitä, joita hyödynnettiin vertailuperusteiden määrittelyssä.

Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista. Hankinnan jakaminen osiin Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska markkinakartoituksen perusteella kyse on kokonaisuudesta, jonka eri osat ovat vahvasti sidoksissa toisiinsa ja hankinnan jakaminen osiin kasvattaisi merkittävästi hallinnollista työtä sekä kustannuksia.

Hankintayksikkö katsoo, että jakamatta jättäminen on hankinnan luonne, toteutustapa ja tarkoituksenmukainen toteutus huomioon ottaen perusteltua.