Procédure concurrentielle avec négociation pour le développement d’un système incluant l’enregistrement des procurations, le pointage des électeurs et le vote électronique off line avec preuve papier

Le pouvoir adjudicateur choisit la procédure concurrentielle avec négociation (Loi du 17 juin 2016, art. 38, §1er, al. 1, 1°, c.)

• Nécessité de négocier Le marché visé est particulièrement complexe vu le développement d’un nouveau système de vote électronique off line couplé de manière optionnelle à un système de pointage électronique pouvant également être utilisé pour une procédure de vote traditionnel « papier ». De plus, ce système impose des spécifications de sécurité importantes. Enfin, le développement doit également prévoir une application de gestion en ligne des votes par procurations. Recourir à une procédure ouverte, par exemple, risquerait fortement de voir la réception d’offres irrégulières ou incomparables. La procédure concurrentielle avec négociation doit permettre au pouvoir adjudicateur de mettre l’ensemble des candidats sur un pied d’égalité et de compréhension du marché afin de recevoir des BAFO’s qualitatives et comparables. Il s'agit d'un marché conjoint de services (au sens de l’art. 2, 48°, de la loi du 17 juin 2016 sur les marchés publics), organisé pour le compte du SPF Intérieur (DG Identité et Affaires citoyennes) et des entités fédérées suivantes : Région flamande, Région wallonne, Région de Bruxelles-Capitale et Communauté germanophone. Plusieurs pouvoirs adjudicateurs sont impliqués dans ce marché, à savoir : l’Etat belge (SPF Intérieur), la Région flamande, la Région wallonne, la Région de Bruxelles-Capitale, la Communauté germanophone, les bureaux électoraux principaux mis en place lors des élections européennes, fédérales, régionales et communautaires, provinciales, communales et de district, lors des élections directes des membres de CPAS ainsi qu’à l’occasion des consultations populaires régionales ou communales, les communes et les provinces. Le marché n’est pas divisé en plusieurs lots. Bien que le marché comporte plusieurs tranches, il n’est pas possible de scinder ce marché en plusieurs lots car les différents services et /fournitures des tranches 2 et 3 nécessitent une connaissance approfondie de la solution qui sera développée dans la tranche 1. Des prestataires différents ne pourraient donc pas acquérir des connaissances d’ensemble pour les tranches 2 et 3 sans connaître avec précision la tranche 1 et ainsi remettre des offres objectives et qualitatives. En outre, les différentes entités adjudicatrices doivent être assistées de la même manière afin d'éviter des contradictions entre les différentes réponses et ainsi assurer l'égalité dans le processus électoral. Il s’agit d’un marché mixte (A.R. 18 avril 2017, art. 2, 6°) composé des tranches suivantes :
• la tranche 1 est à prix global par module 
• la tranche 2 est à bordereau de prix  
• la tranche 3 est à bordereau de prix. Conformément à l’article 57 de la loi du 17 juin 2016, le marché est un marché fractionné en tranches fermes et conditionnelles. Dans le cadre de ce marché, la tranche ferme 1 porte sur le développement d’un nouveau système incluant  :
  • L’enregistrement préalable à une élection des procurations
  • Le pointage électronique des électeurs dans un bureau de vote
  • Le vote électronique off line avec preuve papier dans un bureau de vote (hardware et software)
  • Le suivi des développements par un organisme agréé et l’avis de celui-ci sur la possibilité de tester, lors d’une expérimentation, les modules décrits, avis émis endéans les délais de développements qui seront mentionnés dans le cahier spécial des charges.
  • L’avis de l’organisme agréé ne libérera pas le soumissionnaire de ces obligations de développement des modules qui ne seraient pas prêts pour expérimentation : il devra toujours continuer les développements et le calcul des amendes pour retard – qui seront déterminées dans le cahier spécial des charges - continuera.
  • L’avis par un organisme agréé de la conformité de ces systèmes (hardware et software) par rapport aux dispositions du cahier spécial des charges. Dans le cadre de ce marché, la tranche conditionnelle 2 permet de commander des prestations relatives à l’expérimentation des modules développés dans le cadre de la tranche 1 lors d’une phase de test, en dehors d’une période électorale, à échelle raisonnable simulant une élection réelle. Seuls le ou les modules expérimentés à cette occasion seront utilisés lors des élections de mai/juin 2029 . Cette tranche sera notifiée au soumissionnaire choisi après décision du service dirigeant constatant la bonne évolution du développement des modules de la tranche 1 sur base d’un avis de l’organisme agréé. Dans le cadre de ce marché, la tranche conditionnelle 3 permet de commander :
• Des prestations de maintenance logiciel du système développé dans le cadre de la tranche 1 et expérimenté dans la tranche 2
• Du matériel (hardware) en rapport avec le système développé dans le cadre de la tranche 1 et expérimenté dans la tranche 2
• Des services et fournitures en rapport avec le système développé dans le cadre de la tranche 1 et expérimenté dans la tranche 2 (par exemple entre autres, des formations pour les services ou des supports de mémoire pour les fournitures). Cette tranche sera notifiée au soumissionnaire choisi après décision du service dirigeant constatant la bonne évolution de la tranche 2.