Zaaksysteem DMS (verhogen opdrachtwaarde Visma)

Op 9 augustus 2021 is als resultaat van een Europese aanbestedingsprocedure een overeenkomst voor de implementatie en het beheer van het zaaksysteem/DMS (Djuma) gesloten met Circle Softwaregroup B.V. Link naar de initiële gegunde opdracht: https://www.tenderned.nl/aanbestedende-dienst/aankondigingen/237144. Er zijn wijzigingen in de gegunde opdracht noodzakelijk door omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst/instantie niet kon voorzien.

Zie voor een uitgebreide, verdere beschrijving van wat de wijziging inhoudt de omschrijving van omvang/hoeveelheid. Waarde van de wijziging ex. btw € 273.375,-- Totale opdrachtwaarde ex. btw € 607.500,-- De opdrachtwaarde was in de aanbestedingsleidraad geraamd op € 600.000 exclusief btw voor de looptijd van de overeenkomst. De Ombudsman wil dat de (financiële) inspanning voor een EA in verhouding is met de periode waarin de overeenkomst wordt benut.

Dit was ook het uitgangspunt in de aanbestedingsleidraad. Namelijk een jaar voor de implementatie van de applicatie en vervolgens de intentie om de raamovereenkomst voor een periode van minimaal 5 jaar te benutten met een optie tot verlenging. De implementatie heeft bijna 2 jaar geduurd tot de zomer van 2023.

De applicatie is dus bijna 3 jaar in gebruik. De ombudsman wil de overeenkomst met 2 x een jaar verlengen om de investering in de applicatie en de implementatie optimaal te benutten. Omdat de opdrachtwaarde in 2026 wordt bereikt is het verhogen van de opdrachtwaarde nodig.

Om de applicatie te vervangen dient de Nationale ombudsman een nieuwe Europese aanbesteding uit te voeren. De voorbereidingen daarvoor zijn gestart door met formuleren van een nieuw informatiebeleid, een doelarchitectuur en een strategie voor digitale soevereiniteit. Ook worden de werkprocessen geëvalueerd om tot actuele eisen en wensen te komen.

Vanaf de zomer van 2026 kan een PVE worden geschreven als onderdeel van de aanbestedingsleidraad. Reden voor wijziging: De wijziging is noodzakelijk door omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst/instantie niet kon voorzien. De beschrijving de economische en/of technische redenen, van het ongemak en de extra kosten die een verandering van contractant in de weg staan: De bestedingen binnen de opdracht lopen sneller op dan bij het aangaan van de overeenkomst was voorzien.

De Nationale ombudsman acht een verhoging van de opdrachtwaarde noodzakelijk om de continuïteit van het gebruik, beheer en de ondersteuning van het zaaksysteem/DMS te waarborgen. De verhoging houdt verband met omstandigheden die bij de aanbesteding redelijkerwijs niet voorzienbaar waren en die pas tijdens de implementatie en ingebruikname van het zaaksysteem/DMS concreet zijn gebleken. Ten eerste zijn de implementatiekosten hoger uitgevallen dan voorzien.

In de aanbesteding is uitgegaan van één migratie. Tijdens de uitvoering bleek dat één migratie technisch en organisatorisch niet toereikend was. Ten tweede is na ingebruikname gebleken dat aanvullende koppelingen nodig zijn tussen het zaaksysteem/DMS en applicaties voor onder meer modelbrieven en het anonimiseren van documenten.

Ten derde heeft de Nationale ombudsman aanvullende ondersteuning moeten afnemen, waaronder het Advanced Features Package en het Customer Success Package. Ten vierde hebben de overeengekomen indexeringen geleid tot hogere uitgaven dan waarmee bij de oorspronkelijke raming rekening was gehouden.