Raamovereenkomst Evenementen ZAS

Jaarlijks voorzien ZNA en GZA Ziekenhuizen een aantal evenementen te organiseren waarvan een aantal evenementen een jaarlijks repetitief karakter hebben en een aantal evenementen op ad-hoc basis georganiseerd worden gedurende de looptijd van de overeenkomst. Ter info: ZNA en GZA Ziekenhuizen vormen samen een netwerk: Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS). Momenteel bereiden we onze fusie voor.

ZNA en GZA Ziekenhuizen zoeken een partner om voor evenementen ideeën aan te leveren (in overleg met ZNA en GZA Ziekenhuizen) en concepten uit te werken. De partner is dus in staat om mee na te denken over de inhoud en een creatief concept voor volgend soort evenementen uit te werken van A tot Z:

• Praktische ondersteuning:
  • Boeken en briefen van sprekers, acts, artiesten
  • Boeken en briefen van hostessen
  • Standenbouw
  • Transporten
  • Techniek
• Retroplanning
• Reserveren van locaties
• Veiligheidsplannen uitwerken
• Cateraars aanstellen
• Aankleding locatie (podia, decor, techniek,…)
• Gedetailleerd budgetplan (opsplitsing per post)
• Creativiteit en inkleding zaal
• Vormgeving
• en alle andere zaken die noodzakelijk zijn voor het slagen van een evenement De maximale totale looptijd van de raamovereenkomst bedraagt 4 jaar. Een inschatting van een exact aantal jaarlijkse evenementen is moeilijk te bepalen maar onderstaande evenementen zijn (al dan niet jaarlijks) vooropgesteld en maken deel uit van de opdracht, zonder dat ZNA en GZA ziekenhuizen zich tot enige afname verbinden. De evenementen die we zouden organiseren zijn: Evenement Rol eventbureau Categorie Inschatting maximum budget (incl.btw) Terugkerend Personeelsfeest Organisatie Intern 450.000 euro per feest (normaal gezien 1 keer per jaar) jaarlijks Sinterklaasfeest Organisatie Intern 90.000 euro per jaar jaarlijks 10 Miles & Marathon Ondersteuning Intern 5.000 euro per jaar jaarlijks Radar-event voor leidinggevenden Ondersteuning Intern 20.000 euro per jaar Huisartsensymposium Ondersteuning Extern 40.000 euro Om de 2 jaar Opendeurdag (Dag van de Zorg) Organisatie Extern 75.000 euro Geen vaste jaarlijkse deelname Hybride kwaliteitssymposia ‘Kwaliteit Blijft en Leeft’: combinatie van 1) virtuele conferentie met o.a. partnerpresentaties, keynotes, paneldiscussies en nabeschouwing; en 2) avondsessie met expertenpanel. Organisatie, realisatie, inhoudelijke co-creatie, backoffice support Extern € 75.000 voor virtuele conferentie; € 40.000 voor expertenpanel (budget deels o.b.v. sponsoring en bijdrage van gastziekenhuizen) Jaarlijks Event ‘Warme zorg’: belevingsgerichte inspiratieavond voor medewerkers en artsen op externe locatie met sprekers rond thema gastvrije en warme zorg. Organisatie, realisatie, inhoudelijke co-creatie, backoffice support Intern € 70.000 Geen vaste regelmaat Stagepluim Ondersteuning Intern 8.000 euro per jaar Jaarlijks Sommige evenementen dienen in samenwerking met ZNA en GZA Ziekenhuizen georganiseerd te worden, andere evenementen dienen enkel ondersteund te worden. Onder organisatie verstaat de aanbesteder het voorstellen en uitwerken van een creatief concept, volledige planning, productie en organisatie van het evenement. Bij een opdracht ter ondersteuning organiseert de aanbesteder het evenement en bepaalt het creatief concept. Het bureau biedt voornamelijk praktische ondersteuning; transport, standenbouw, techniek, ondersteunend personeel (technici, hostessen, …), etc.. Daarnaast kan de aanbesteder een beroep doen op deze raamovereenkomst voor organisatie of ondersteuning van allerlei ad hoc events. Plaats van dienstverlening: Het Ziekenhuisnetwerk Antwerpen (ZNA) vzw, Leopoldstraat 26 te 2000 Antwerpen GasthuisZusters Antwerpen vzw (GZA), Oosterveldlaan 22 te 2610 Antwerpen