Fourniture, mise en place et maintenance d’une solution de gestion intégrée des ressources humaines et de pointage

Le CPAS de Charleroi compte plus de 2.700 travailleurs répartis sur environ 50 sites localisés sur l’ensemble du territoire de Charleroi. Ses actions sont réparties par secteur d’activité, à savoir aide sociale, action collective, accueil et hébergement des aînés, aide et soins à domicile, prévention santé mentale et urgence sociale, auxquels s’ajoutent les services généraux administratifs. Selon le secteur auquel ils appartiennent, les travailleurs du CPAS sont soumis à des régimes de travail et pécuniaires différents :

• des travailleurs sont soumis à un régime de 38h/semaine, d’autres à 39h/semaine
• des régimes barémiques différents sont applicables avec nécessité d’articulations entre les deux (RGB et IFIC)
• certains services fonctionnent 7j/7 24h/24 (Maison de repos, abris de nuit…)
• des secteurs fonctionnent avec des horaires fixes et d’autres avec des horaires variables
• la dotation des congés varie selon le secteur
• certains travailleurs perçoivent des chèques-repas, d’autres ont une prime de fin d’année
• des sursalaires pour prestations de nuit, week-end ou prestations extraordinaires doivent pouvoir être calculés
• ... Le présent marché vise à la mise en œuvre d’une solution intégrée de gestion des ressources humaines (hard et soft RH) apte à répondre aux exigences et aux spécificités de la gestion administrative et pécuniaire propres à la fonction publique locale. Cet outil doit donc disposer de différents modules permettant la gestion intégrée de la paie, de l’administration du personnel, du temps de travail et des horaires sur base d’un système de pointage, des référentiels de compétences et descriptions de fonctions, des recrutements, des évaluations sur base du modèle applicable dans les administrations locales, des formations du personnel, du cadre et enfin de l’organigramme. Plus concrètement, sont attendus :
• Gestion de la paie :
  • Calcul : projection, réel, simulation
  • Corrections/régularisations automatiques/individuelles, mesures rétroactives
  • Contrôles avant et après paie
  • DIMONA, DRS (C4, C131A, C131B, PTP/ACTIVA, documents divers mutuelle…)
  • Déclaration DMFA FULL SERVICE
  • Déclarations fiscales (274, BOW)
  • Documents (fiches de paie, fiches individuelles, 281, attestations…)
  • Gestion des indus, saisies, cessions, pensions alimentaires
  • Injection comptable ; o …
• Gestion administrative du personnel : signalétique, dossiers, structuration, personnes physiques, identifications, contacts, études, relations, présences/absences, moyens de paiement, personnes morales (dénominations, id BCE, etc.), référentiels (échelles, services, imputations, pays...)
• Gestion du temps de travail et des horaires : présences, congés, absences…
• Gestion des pointages : système d’enregistrement des temps de présence via des terminaux et potentiellement, pour le futur , la solution doit pouvoir être compatible avec d’autres modalités de pointage tels que smartphone/PC et avec un système d’accès aux bâtiments
• Gestion automatisée de la législation belge et des statuts administratifs du CPAS de Charleroi
• Gestion budgétaire et projections sur plusieurs années
• Gestion du cadre organique
• Gestion de l’organigramme
• Gestion des recrutements
• Gestion des référentiels de compétences et descriptions de fonctions
• Gestion des évaluations
• Gestion des formations du personnel du CPAS.

Ces différents modules doivent être interconnectés et permettre une gestion dynamique des carrières. Ils doivent également permettre de sortir des données statistiques (compatibilité au format Microsoft Office) et tableaux de bord (nombre de travailleurs total/par statut/par secteur/par contrat/par subside/par taux d’occupation, absentéisme/Bradford, jours ONSS …) sur base de paramétrages personnalisés en fonction des besoins. Enfin, la solution devra impérativement être compatible avec la solution comptable du CPAS.

L’outil actuel est PEGASE fourni par la société CIVADIS. Code CPV principal : 48450000-7 Lieu de livraison : Service du personnel, Boulevard Joseph II, 13 à 6000 Charleroi.