Digitaal Platform Fase 1

Het voorwerp van deze opdracht omvat de ontwikkeling en implementatie van een digitaal platform op basis van Microsoft 365, met de volgende kernactiviteiten: 1. Het faciliteren van een veilige, gestructureerde en systematische samenwerking tussen interne en externe partners. 2. Het bevorderen van een veilige, gestructureerde en systematische aanpak van documentbeheer. 3.

Het ondersteunen van een duurzaam archiveringsbeleid. De volledige uitrol van het digitale platform verloopt in drie fases, zoals beschreven in ‘III Technische voorschriften’. Enkel Fase 1 is voorwerp van deze aanbesteding.

Er is een grondige analyse uitgevoerd (voortraject) om de huidige situatie in kaart te brengen, waaruit de volgende visie in bijlage naar voor is gekomen. Deze analyse is gebaseerd op intensieve workshops met ongeveer dertig interne partijen, waaronder alle faculteiten, instituten en departementen. De belangrijkste besluiten uit deze analyse zijn als volgt:

• Er zijn veel initiatieven, maar deze zijn niet gestructureerd (forest), wat leidt tot onbeheersbaarheid en op termijn exploderende kosten.
• Er zijn aanzienlijke beveiligingsproblemen en risico’s, zoals datalekken en niet-naleving van de GDPR-wetgeving.
• Er is een duidelijke behoefte aan een uniforme aanpak (farm).
• Er is behoefte aan samenwerkingstoepassingen.
• Het is essentieel om verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren.