Aankoop van een ERP-systeem incl. implementatie, licenties en onderhoud

Deze overheidsopdracht voorziet de automatisering en het beheer van de belangrijkste bedrijfsprocessen van de aanbestedende overheid d.m.v. de implementatie van een geïntegreerd softwaresysteem (Enterprise Resource Planning of ERP). De overeenkomst wordt gesloten voor een periode van 4 jaar met 2 mogelijke verlengingen van 3 jaar. In deze 1ste selectiefase beoogt de aanbestedende overheid de selectie van de kandidaten welke de benodigde software en dienstverlening kunnen aanleveren voor het implementeren van een ERP systeem voor het automatiseren van de financiële, aankoop -en logistieke processen binnen het ziekenhuis, met zijn 2 campussen.

Na de selectie van de kandidaten op basis van hun aanvraag tot deelneming worden de vereiste specificaties tijdens de daaropvolgende gunningsfase verder beschreven in een bestek. De huidige situatie: Ziekenhuis: AZ Sint-Jan AV Aantal campussen - Campus Sint-Jan - Campus SFX (Sint-Franciscus Xaverius) Huidig ERP-systeem Economaat (aankoop- en voorraadbeheer) BOEK (boekhouding) Webwinkel (bestelportaal) Aanvraag tot Bestelling via Workflower en Topdesk Integraties naar nodige toepassingen De scope van de Opdracht omvat: 1. De aankoop en implementatie van een financiële module die de dagelijkse werking van de financiële dienst ondersteunt, rekening houdend met de wettelijke vereisten en de rapporteringsverplichtingen (bv.

Finhosta) waaraan het ziekenhuis moet voldoen. Deze financiële module moet onderstaande processen ondersteunen:

• Algemene boekhouding en consolidatie
• Analytische boekhouding en kostprijsberekening
• Crediteuren boekhouding
• Goedkeuringsproces voor inkomende facturen (incl. matchingprincipe) waarbij de goedkeurders worden bepaald door de organisatiestructuur
• Debiteuren boekhouding inclusief verregaande debiteurenopvolging en -aanmaning (afbetalingsplan / automatische incasso / deurwaarderopvolging)
• Kas- en Bankbeheer (incl. CODA verwerking en liquiditeitsplanning)
• Vaste activa beheer
• Budgetopvolging op grootboekrekening- en projectniveau
• Leningenbeheer (incl. mogelijkheid tot import bestanden van diverse banken) 2. De aankoop en implementatie van een aankoopmodule die de dagelijkse werking van de aankoopdienst ondersteunt en minimaal onderstaande processen omvat:
• Decentrale aanmaak van bestelaanvragen voor voorraad en niet-voorraad artikelen via een eenvoudig en gebruiksvriendelijk webportaal
• Goedkeuringsproces voor bestelaanvragen waarbij de goedkeurders worden bepaald via de organisatiestructuur
• Automatische en periodieke verwerking van bestelaanvragen tot inkooporders
• Goedkeuringsproces voor inkooporders
• Automatisch en digitaal versturen van bestelbonnen naar leverancier
• Beheer van aankoopcontracten
• Retourneren van goederen 3. De aankoop en implementatie van een logistieke module die de dagelijkse werking van de logistieke dienst ondersteunt en minimaal onderstaande processen omvat:
• Ontvangst van goederen (voorraad en niet-voorraad artikelen) en diensten
• Beheren van centrale magazijnvoorraad en afdelingsvoorraad
• Bevoorrading decentrale afdelingsmagazijnen middels scanning (behoefte) en picking/afgifte
• Automatische herbevoorrading centraal magazijn op basis van min/max voorraad Voorraadtelling en -controle 4. Volledige integratie tussen de financiële, aankoop en logistieke module wat betreft masterdata en transactionele data. 5. Uitgebreide realtime rapportage mogelijkheden op transactioneel en geaggregeerd niveau binnen iedere (sub)module van het ERP systeem. 6. De ERP applicatie zal worden geïntegreerd binnen een complex applicatielandschap. Het is daarom belangrijk dat er eenvoudig en flexibel kan geïntegreerd worden met andere applicaties. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste koppelingen die minstens moeten gerealiseerd worden:
• Active Directory koppeling
• ADT koppeling met OAZIS ZorgI (incl. koppeling van stamgegevens)
• TARFAC koppeling met OAZIS ZorgI
• Koppeling met Apotheekpakket ZorgI voor apotheekfacturen
• Koppeling met HR-pakket voor import loonboeking (en stamgegevens)
• Koppeling met KARDEX kast voor ontvangst voorraadartikelen en verbruik van voorraad
• Koppeling met Aexis voor verbruik van voorraad
• Koppeling met Carenet
• Integratie met 3de partij voor automatische factuurverwerking
• Integratie met een nog te kiezen WMS-Systeem
• Integratie met nog te kiezen facilitair beheer systeem
• Inlezen betaalbestanden van de mutualiteiten
• Bijkomende integraties