Implementatie van Workday binnen de domeinen HR, Finance en Aankoop

De opdracht betreft de implementatie van Workday binnen de domeinen HR, Finance en Aankoop, van ontwerp tot en met ingebruikname, gecombineerd met de begeleiding en realisatie van de transitie naar een procesgedreven organisatie. De opdracht wordt uitgevoerd door een combinatie van een business partner en een system integrator (al dan niet binnen één entiteit), waarbij de business partner instaat voor de begeleiding van de organisatorische transformatie en de system integrator voor de technische realisatie van het platform, in onderlinge afstemming en met een geïntegreerde verantwoordelijkheid voor het geheel. De opdracht omvat zowel de technische implementatie van het platform als de noodzakelijke organisatorische transformatie die hiermee gepaard gaat, inclusief de overgang van het huidige ERP-systeem PeopleSoft naar het nieuwe platform.

Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij instaat voor de configuratie, integratie en inproductiename van een werkende en geïntegreerde oplossing, en daarbij een leidende rol opneemt in het begeleiden van de organisatie naar een meer gestandaardiseerde, geïntegreerde en procesgedreven werking. Een essentieel onderdeel van de opdracht is de harmonisatie en standaardisatie van processen over de betrokken domeinen heen (HR, Finance en Aankoop), waarbij maximaal wordt ingezet op de standaardfunctionaliteiten van het platform. In dit kader wordt verwacht dat bestaande werkwijzen kritisch worden geëvalueerd en, waar nodig, hertekend in functie van best practices en een toekomstgerichte werking.

Daarnaast omvat de opdracht de begeleiding van de transitie vanuit het huidige legacy ERP-systeem PeopleSof, Oracle Recruit en learn, inclusief de migratie van relevante data, de afbouw van bestaande oplossingen en het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening gedurende de overgangsperiode. De opdrachtnemer dient zijn projectgovernance zodanig in te richten dat een structurele en duurzame kennisoverdracht naar de medewerkers van UZ Leuven wordt verzekerd. Dit met als doel de organisatie in staat te stellen om na oplevering het systeem zelfstandig te beheren, verder te ontwikkelen en te onderhouden.

De opdracht vereist een geïntegreerde aanpak waarbij technologie, procestransformatie en change management onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, met als doel een duurzame verankering van de nieuwe werking binnen de organisatie.