Raamovereenkomst voor 4 jaar + 4 x 1 jaar verlengbaar voor instellen en onderhouden van een digitale tool voor partnerrelatiebeheer (2026-2033)

Deze opdracht betreft een raamovereenkomst van vier jaar, verlengbaar met vier keer één jaar, voor het instellen en onderhouden van een digitaal platform voor partnerrelatiebeheer (PRB) bij Westtoer, met een maximale looptijd tot 2033. Doelstelling: Westtoer wenst via deze opdracht een structurele samenwerking op te zetten met een leverancier die instaat voor de implementatie, ondersteuning en verdere uitbouw van een digitaal PRB-platform. Dit platform moet de relaties met toeristische partners, lokale besturen en andere stakeholders versterken en stroomlijnen, en bijdragen aan strategische doelen zoals verduurzaming, netwerkontwikkeling en interne efficiëntie.

Scope van de opdracht: De opdracht omvat (niet-limitatief):

• Het verstrekken van de nodige licenties en onderhoudscontracten.
• De installatie, parametrisatie en configuratie van het PRB-platform.
• Integratie met gekoppelde toepassingen zoals WIN, Superset BI en Microsoft 365.
• Organisatie en opvolging van de datamigratie uit bestaande systemen.
• Testbeheer, documentatie en opleiding van key users.
• Projectmanagement en overlegstructuren.
• Ondersteuning in regie voor kleinere wijzigingen.
• Uitvoering van substantiële wijzigingen in projectvorm. Onderverdeling in clusters: De opdracht wordt uitgevoerd volgens drie clusters, zoals beschreven in Sectie IV.1:
• Cluster I – Bestendige ondersteuning: operationeel houden van het platform, overleg, strategische borging.
• Cluster II – Ad hoc ondersteuning: beperkte wijzigingen en analyses op afroep.
• Cluster III – Projectwerk: De eerste opdracht onder deze raamovereenkomst en binnen deze cluster is de implementatie van het digitaal PRB-pakket, zoals beschreven in Sectie IV.2. Deze zal bij de start van de raamovereenkomst worden opgestart en worden geïmplementeerd binnen de 6 maanden. Daarna dient deze cluster voor grotere uitbreidingen en nieuwe functionaliteiten die projectmatig worden ingevoerd. Technische en functionele vereisten: De volledige scope van de technische en functionele vereisten is opgenomen in Bijlage G: Technische vereisten en gebruikersverhalen. Deze bijlage bevat ook de strategische doelen van Westtoer. De prioritering van functionaliteiten volgens de MoSCoW-methode zoals weergegeven staan in het overzicht van Bijlage C Maximaal bestelbedrag: Het maximaal bestelbedrag voor deze opdracht bedraagt € 721.487,59 excl. BTW of € 873.000,00 incl. 21% BTW voor de volledige looptijd van de raamovereenkomst.