Loonadministratie als sociaal secretariaat ondersteund door software en personeelsbeheerssysteem.

Voorwerp van de opdracht: Aanstelling van een sociaal secretariaat voor de loonadministratie en de toepassing en advies inzake sociaal juridische wetgeving van en voor verschillende entiteiten binnen Dilbeek – verder beschreven in deze opdracht. Deze dienstverlening wordt ondersteund en geleverd met een noodzakelijke en maximaal geïntegreerde software. Onder de dienstverlening begrijpen we minimaal:

1. Loonadministratie Berekenen van lonen, vakantiegeld, overuren, premies, vergoedingen, onkosten … Opstellen van loonbrieven en individuele rekeningen. Berekeningen van provisies vakantiegeld en eindejaarspremie.
2. Aangiften en wettelijke verplichtingen Doen van RSZ-aangiften, bedrijfsvoorheffing, Dimona, DmfA … Zorgen dat alles voldoet aan de Belgische sociale en fiscale wetgeving.
3. Arbeidsrechtelijk advies Advies bij arbeidsovereenkomsten, arbeidsduur, ontslagprocedures, ziekte, ouderschapsverlof, enz. Interpretatie van cao’s en sectorregel en Vlaams besluit RPR.
4. Documentbeheer Voorbereiden en beheren van alle personeelsdocumenten (contracten, sociale documenten, attesten, loonbrieven, loonstaten voor jaarafsluiting, Sociale balans …).
5. Begeleiding van onze medewerkers Groep Dilbeek (personeelsdienst) Informeren over wijzigingen in wetgeving. Ondersteunen bij personeelsbeleid, HR vragen en sociale controles.
6. Aanbieden van een personeelsbeheerssysteem en medewerkers Self'service.
7. Ondersteuning bij de budgettering van de personeelskosten en het beheer van de personeelsformatie via software
8. Ondersteuning & samenwerking in verdere uitrol HR-Beleid met impact op verloning (flexibel verlonen, nieuw loonhuis,…)
9. … De opdracht wordt in percelen verdeeld volgens verschillende juridische entiteiten.

Deze zijn (met ondernemeningsnummer) - Gemeentebestuur Dilbeek (0207.507.645) (scope PERCEEL

1. - Ocmw Dilbeek (0212.247.282) (scope PERCEEL 1) - Vzw Gemeentelijke Kinderopvang Dilbeek (0477.276.325) (scope PERCEEL
2. - Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei (0822.146.066) (scope PERCEEL
3. De opdracht is opgedeeld in volgende percelen: Perceel 1 “Loon- en HR administratie ondersteund via geïntegreerde software voor gemeente en ocmw”: Toelichting: We zijn op zoek naar een erkend full-service sociaal secretariaat voor de loon-en HR-administratie van gemeente en ocmw Dilbeek.

De organisaties worden ook ondersteund op sociaal juridisch vlak. De opdracht wordt vergezeld door een geïntegreerde software waardoor een optimaal beheer van de masterdata voor de personeelsadministratie en de loonberekeningen mogelijk wordt. Dit systeem automatiseert maximaal de berekeningen en ondersteunt een vlotte communicatiedoorstroom en aanpassing van masterdata van onze medewerkers.

Het systeem laat toe om de masterdata te gebruiken in andere systemen of te linken aan andere systemen van de organisatie. De opdracht (alle percelen) is onderhevig aan een vast en voorwaardelijk gedeelte zoals bedoeld in artikel 57 Overheidsopdrachtenwet. Het vast en voorwaardelijk gedeelte wordt hieronder nader omschreven bij de looptijd.

De inschrijver dient een offerte in te dienen voor zowel het vaste gedeelte als het voorwaardelijke gedeelte. Het voorwaardelijk gedeelte worden in rekening gebracht bij de beoordeling van de Offertes in het licht van de gunningscriteria (i .e. projectplanning). De Sluiting van de Opdracht heeft betrekking op de volledige Opdracht, doch de Aanbestedende Overheid is enkel gebonden door het vaste gedeelte.

De uitvoering van het voorwaardelijke gedeelte is afhankelijk van een aparte beslissing van de aanbestedende overheid. De Aanbestedende Overheid bepaalt in onderhavig Bestek op objectieve wijze de factoren die aanleiding kunnen geven tot een beslissing van het college van burgemeester en schepenen om het voorwaardelijke gedeelte van de Opdracht al dan niet te laten uitvoeren. De Aanbestedende Overheid behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om het voorwaardelijk gedeelte van de Opdracht niet te laten uitvoeren.

Door een Offerte in te dienen erkennen de Inschrijvers dat de Aanbestedende Overheid beschikt over een discretionaire bevoegdheid om het voorwaardelijke gedeelte al dan niet te doen uitvoeren. Elk recht op enige (schade)vergoeding in hoofde van de Inschrijvers/Opdrachtnemer ten gevolge van een niet-uitvoering van het voorwaardelijke gedeelte is uitgesloten. Perceel 2 “Loon- en HR administratie ondersteund via geïntegreerde software voor de vzw Gemeentelijke Kinderopvang Dilbeek”: Toelichting: We zijn op zoek naar een erkend full-service sociaal secretariaat voor de loon-en HR-administratie van de vzw Gemeentelijke Kinderopvang Dilbeek.

Deze entiteit wordt ondersteund door het personeelsteam/de HR-medewerkers van Groep Dilbeek (gemeente en ocmw). De organisatie wordt door de dienstverlener ook ondersteund op sociaal juridisch vlak. De opdracht wordt vergezeld door een geïntegreerde software waardoor een optimaal beheer van de masterdata voor de personeelsadministratie en de loonberekeningen mogelijk wordt.

Dit systeem automatiseert maximaal de berekeningen en ondersteunt een vlotte communicatiedoorstroom en aanpassing van masterdata van onze medewerkers. Het systeem laat toe om de masterdata te gebruiken in andere systemen of te linken aan andere systemen van de organisatie. De opdracht (alle percelen) is onderhevig aan een vast en voorwaardelijk gedeelte zoals bedoeld in artikel 57 Overheidsopdrachtenwet.

Het vast en voorwaardelijk gedeelte wordt hieronder nader omschreven bij de looptijd. De inschrijver dient een offerte in te dienen voor zowel het vaste gedeelte als het voorwaardelijke gedeelte. Het voorwaardelijk gedeelte worden in rekening gebracht bij de beoordeling van de Offertes in het licht van de gunningscriteria (i .e. projectplanning).

De Sluiting van de Opdracht heeft betrekking op de volledige Opdracht, doch de Aanbestedende Overheid is enkel gebonden door h...