Raamovereenkomst voor de logistieke organisatie van de gezamenlijke economische missies en Staatsbezoeken 2024-2027

L’ACE est amenée à faire appel aux services d’un organisateur de voyage pour gérer l’organisation logistique des missions princières/Visites d'Etat. L’objet de chaque marché est l’organisation d’un voyage conçu sur mesure, avec un nombre de participants variable et un programme spécifique. En principe, deux missions princières sont organisées chaque année.

L’Agence contribue aussi à l’organisation logistique et au volet économique des Visites d’État. Annuellement, deux Visites d’État sont projetées. L’Agence a son rythme de croisière de quatre visites du plus haut niveau sur l’année.

Le plan d’actions annuel est sujet à modification, étant tributaire des circonstances politiques et factuelles. L’ACE attribuera le marché de l’organisation logistique de chaque mission aprés une mini compétition à un organisateur de voyages parmi les dix présélectionnés. Le but de cette consultation est d’établir une shortlist de ces dix bureaux de voyages.

On attire l'attention sur le fait que le marché se limite pour l’ACE uniquement aux seules dépenses liées à l’organisation de la mission princière/visite d’État, au voyage et au séjour pour son propre personnel (moyenne de cinq personnes). Les fournitures des prestations aux autres participants doivent être traitées directement avec les entreprises participantes et les instances officielles, qui cependant ne sont pas obligées de faire appel à l’agence de voyages désignée. La complexité des missions princières/visites d’État requiert une grande flexibilité de la part des organisateurs de voyages.

Ils doivent être en mesure de fournir des prestations extrêmement exigeantes eu égard aux desiderata de chaque participant et pouvoir traiter indifféremment des demandes provenant des trois régions. En outre, ils doivent disposer de suffisamment de moyens afin de pouvoir bloquer les réservations nécessaires avant que toutes les inscriptions des participants ne soient clôturées. Chaque mission princière/visite d’État a des conditions d’organisation et des critères d’attribution variables.

Pour cette raison, l’ACE rédige des procédures distinctes sur la base d’un cahier spécial des charges spécifique à chaque mission. La présélection aux termes de l’accord cadre n’entraîne pas une attribution automatique pour les marchés futurs. L’ACE ne recourra pas aux services d’autres agences de voyage que celle retenue pour la mission spécifique mais n’exclut pas de réaliser elle-même certaines tâches dans le cadre du marché.

La liste des documents ainsi que les spécifications détaillées se trouvent sous la description des exigences techniques. Cette liste n’est pas exhaustive et peut être modifiée unilatéralement par l’ACE. Les quantités indiquées dans la description des besoins techniques ne sont données qu’à titre d’information.

Elles seront utilisées pour déterminer le montant de l’offre dans le cadre de la conclusion du marché. Il sera demandé de faire une présentation. Cette présentation fait partie intégrante de l’offre.