Afsluiten van een overeenkomst voor 10 jaar voor het wassen, onderhouden en beheren van beroepskledij en plat linnen, inclusief transport

Voorwerp van deze diensten: Het afsluiten van een overeenkomst voor 10 jaar voor het wassen, onderhouden en beheren van beroepskledij en vast linnen, inclusief transport naar de Aanbesteder. Toelichting:

1. Via huidige opdracht wenst de Aanbesteder over te gaan tot het aanstellen van een dienstverlener die op basis van de huidige planning ten laatste vanaf 31 oktober 2025 volledig zal instaan voor het wassen, onderhouden, beheren en transport van het linnen, zoals daar onder andere zijn: - de beroepskledij - het plat linnen, zoals daar onder andere is: o linnen afkomstig van het operatiekwartier (OKA linnen); o specifieke linnenartikelen vb. buikband, kinderkledij, … o patiëntgebonden kledij (pyjama’s,..) o huishoudelijk wasgoed (keukenhanddoeken, vaatdoeken, … ) o beddengoed (dekbedden, dekens,..) o ….. Uitgezonderd op zaterdag, zondag en wettelijke feestdagen zal de Ondernemer dagelijks volgens het tijdschema zoals opgelegd door de Aanbesteder instaan voor de dienstverlening. De behandeling van het linnen en de beroepskledij dient te gebeuren volledig conform de geldende wetgeving en normen, alsook conform de Aanbevelingen van de Hoge Gezondheidsraad inzake de behandeling van het textiel van zorginstellingen (zie onder andere en in het bijzonder advies 9444 https://www.health.belgium.be/sites/default/files/uploads/fields/fpshealth_theme_file/hgr_advies_9444_textiel_022018_a4.pdf De Ondernemer (i.e. de opdrachtnemer) zal tevens dienen in te staan voor het transport, al naargelang het geval, van en naar de Aanbesteder of naar de logistieke partner van de Aanbesteder. .
2. In 2023 werd er voor de Aanbesteder in totaal 2.052 ton was gewassen (1.343 ton plat linnen – 97 ton OKA linnen – 612 ton kledij) of gemiddeld 40 ton/week. Hierin zaten ook bijna 1.8 mio gewassen stuks beroepskledij. Op heden is de Aanbesteder eigenaar van zowel het linnen als de beroepskledij en heeft de Aanbesteder een overeenkomst met een afzonderlijke (van de zittende opdrachtnemer voor wasserij onderscheiden) logistieke partner voor het voorraadbeheer, de distributie en het transport van het proper linnen naar de Aanbesteder. Voor de beroepskledij gebeurt de aanlevering momenteel via het transport geregeld door de (zittende) opdrachtnemer aan de Aanbesteder. Voor het retourtransport van het vuil linnen en beroepskledij doet de Aanbesteder, vandaag, een beroep op haar logistiek partner. De Aanbesteder beschikt over 8 kleding uitgifte automaten voor beroepskledij. De beroepskledij wordt vandaag voorzien van een chip door de Aanbesteder. Het is de bedoeling dat de Ondernemer in het kader van de voorliggende opdracht in de toekomst zelf zal instaan voor het voorraadbeheer van het proper linnen. In dit stadium wordt ervan uitgegaan dat het propere linnen wel nog steeds afgeleverd wordt aan de logistieke partner van de Aanbesteder, waarbij deze partner voor dit linnen instaat voor het laatste stuk van het transport / de verdeling binnen de Aanbesteder. Voor wat betreft de beroepskledij zal de aanlevering nog steeds moeten gebeuren door de Ondernemer rechtstreeks aan de Aanbesteder. Ook voor het retourtransport van het vuil linnen en beroepskledij zal de Ondernemer het transport daarvan van bij de Aanbesteder naar de betrokken wasserij moeten voorzien.
3. Het voorwerp en eventuele (technische) specificaties zullen nader worden bepaald in de gunningsleidraad.
4. De kandidaat wordt er alvast op gewezen dat verwacht wordt dat de Ondernemer tijdig over afdoende personele en infrastructurele middelen beschikt om de voormelde volumes te kunnen verwerken. In de gunningsleidraad zullen meer specifieke engagementen en staving gevraagd worden opdat UZ Leuven zich daarvan kan verzekeren. De opdrachtnemer zal ook moeten beschikken over het certificaat dat wordt vermeld in artikel II.2.2. van onderhavige selectieleidraad en dat zich alsdan uitstrekt tot de wasserij die de zal worden ingezet voor de opdracht. De nadere timing en fasering zal verder bepaald worden in het lastenboek.
5. Aanbesteder garandeert geen minimumafnames, noch exclusiviteit.
6. De overeenkomst wordt afgesloten voor een looptijd van 10 jaar.

Deze termijn is verantwoord door de logistieke complexiteit en ermee verbonden risico’s, alsook: - de inloopperiode die nodig zal zijn om de werking op elkaar af te stemmen - de afschrijvingstermijn die rust op de investeringen die van de Ondernemer worden verwacht gelet de enorme volumes.