Raamovereenkomst automatisatie van betalingen gekoppeld aan het nieuwe financieel systeem

Het Gemeenschapsonderwijs (GO!) bestaat uit ongeveer 1000 scholen verspreid over heel Vlaanderen die ingedeeld zijn in 26 scholengroepen. Daarnaast is er ook een centrale dienst van het GO! In uitvoering van de aanbestedingsprocedure FinaGO!, die werd afgerond in december 2024, is de firma CNT Consulting momenteel het financiële software pakket SAP S4/HANA Public Cloud aan het implementeren voor alle scholen, in alle centrale diensten van alle scholengroepen en bij de algemene centrale dienst.

De intentie voor het GO! is om op 1 januari 2026 live te gaan met SAP S4/HANA Public Cloud. Dit systeem zal vanaf dat moment alle factureren genereren, de verzending van alle facturen aansturen, afpunten van betalingen van facturen toelaten, de functionaliteit leveren om betalingen te verwerken en in de gerelateerde boekhoudkundige verwerking voorzien. De licentie voor SAP loopt vanaf 1 januari 2026 voor een periode van initieel 5 jaar.

Deze periode kan twee keer met telkens 2 jaar verlengd kan worden door het GO! (contract structuur 5+2+2). De maximale einddatum is alzo 31 december 2034.

Als onderdeel van dit implementatieproject zijn we op zoek naar een partner die een integratie met het SAP S4/HANA Public Cloud systeem kan voorzien om online betalingen en betalingen via betaalapplicaties mogelijk te maken (bijvoorbeeld door middel van QR-codes en betaallinks). We verwachten van deze bijkomende partner onder meer:

• Dat de gebruikte technologie kan integreren via een standaard API van SAP S4/HANA Public Cloud systeem:
  • Om onze klanten online betalingen te laten uitvoeren
  • Om GO! toe te laten “1 op 1” automatische reconciliaties te kunnen uitvoeren voor geslaagde betalingen ten op zichtte van de verstuurde facturen (geen geaggregeerde terugkoppeling van data en kosten worden apart doorgegeven)
• Dat er tot op het niveau van elke school een gepersonaliseerde betaalpagina kan worden aangeboden met de naam, het adres en het logo van de school / scholengroep / GO centraal
• Dat de technologie moet voldoen aan alle relevante gegevensbescherming en veiligheidsverwachtingen en indien mogelijk relevante certificeringen kan voorleggen
• Dat een gedigitaliseerde oplossing wordt aangeboden voor efficiënte en snelle on-boarding. De Vlaamse Overheid is de enige ‘ultimate beneficial owner’ (‘ubo’) voor alle bankrekeningen die opgenomen zullen worden. Het gaat over een 1000-tal bankrekeningen. Elk van de 26 scholengroepen heeft een eigen KBO-nummer.
• Dat de technologie duidelijk en volledig gedocumenteerd wordt, zodat minimale ondersteuning nodig zal zijn om de oplossing te implementeren. Implementatie capaciteit is voorzien aan de kant van CNT Consulting voor de aansluiting op SAP S4/HANA Public Cloud en het testen van deze aansluiting maar de aanbieder dient capaciteit voor ondersteuning te kunnen bieden bij de integratie met SAP en het testen hiervan, waar nodig
• De contractstructuur die aangeboden wordt parallel kan lopen met de contractstructuur van de SAP licentie die momenteel geïmplementeerd wordt: een vaste periode die afloopt op het einde van het kalenderjaar 2030, optioneel verlengbaar door het GO! voor telkens een periode van 2 jaar
• De facturatie voor het GO moet transparant en efficiënt kunnen aangeboden worden tot op het niveau van de scholen (verbruik en kosten moeten kunnen doorgerekend worden tot op dat niveau of direct aangerekend worden op dat niveau)

Het GO! schat dat het per jaar, netbreed, ongeveer 3,5 miljoen facturen zal versturen. Het merendeel van deze facturen wordt verstuurd aan ouders van leerlingen, een typische doelgroep van smartphone gebruikers. De ontvangers van de facturen zullen ook de mogelijkheid blijven hebben om via overschrijving of domiciliëring te betalen.

Er bestaat een belangrijke vraag bij de scholen en scholengroepen om online betalingen van facturen mogelijk te maken maar scholen zullen niet verplicht worden om de aangeboden technologie te gebruiken.