Aanstelling sociaal secretariaat (full service) met effectieve startdatum 1 januari 2027

De opdracht betreft een raamovereenkomst voor het aanstellen van een sociaal secretariaat volgens de bepalingen van het bestek. De aanbestedende overheid is vzw De Hoeksteen Samenwerking in Woonzorg (verder in de tekst ‘De Hoeksteen’ genoemd). De Hoeksteen zoekt in naam van haar leden een erkend sociaal secretariaat dat voorziet in een softwaremodel voor haar loon- en personeelsadministratie met full service, inclusief koppeling met het tijdsregistratiesysteem SAGA van Toba HR Solutions en Time Manage van Firesky Consultants.

Het pakket bevat een rapporteringstool ter ondersteuning van de loonadministratie, de boekhouding en sectorspecifieke rapportering. Ten slotte wensen de leden van De Hoeksteen juridische ondersteuning, advies en vorming. De module loon- en personeelsbeheer met dienstverlening via sociaal secretariaat omvat:

• Berekening en betaling van lonen en sociale verplichtingen
• Koppeling met uurrooster softwarepakket SAGA van Toba HR Solutions en Time Manage van Firesky Consultants
• Aangiften externe mechanismen
• Digitale documenten voor werkgever en -nemer
• Sociale formaliteiten
• Rapporteringstool met het oog op loonadministratie, sectorspecifieke rapportering, rapporten voor de boekhouding
• Onderhoud, updates, helpdesk en incidentenmanagement
• Informatieveiligheid
• Automatische berichtgeving bij sleutelmomenten (of ten minste filtermogelijkheden) Toelichting aanbestedende overheid: Vzw De Hoeksteen samenwerking in Woonzorg, is een dienstverlenende organisatie voor voorzieningen in de gezondheids- en welzijnssector. De vereniging heeft als doel de samenwerking van de aangesloten leden te optimaliseren met het oog op rationalisering, kostenbesparing en efficiëntieverbetering van de individuele leden door management- en dienstverleningsondersteuning. De leden van De Hoeksteen zijn 7 woon- en zorgcentra, 2 kinderdagverblijven, 1 dienst gezinszorg en 1 dienstenchequebedrijf. De activiteiten van deze vzw’s ressorteren onder PC 330, 331, 318, 322 en 200. In totaal zijn er +/- 1.165 medewerkers tewerkgesteld. Er bestaan diverse soorten contracten en er zijn diverse werkschema’s, vaste of variabele uurroosters van toepassing. Een medewerker kan meerdere contracten hebben. Leden van De Hoeksteen met hun specifieke activiteit: Woon- en zorgcentra:
• Cassiers Woon- en Zorgcentrum vzw te Houthulst (0434.434.393)
• De Groene Verte Woon en Zorg vzw te Merkem (0465.061.649)
• Mater Amabilis Woon- en Zorgcentrum vzw te Wervik (0417.430.293)
• Blijvelde Woonzorgcentrum vzw te Kortemark (0566.983.014)
• WZC Maria's Rustoord vzw te Dadizele (0411.600.692)
• Woon- en zorgcentrum Ten Anker vzw te Nieuwpoort (0475.837.260)
• Woon- en Zorgnetwerk OLV Ter Westroze vzw te Westrozebeke (0473.065.535) Kinderopvang:
• Kinderopvang De Hoeksteen vzw te Diksmuide (0765.439.866)
• Kinderopvang De Harlekijntjes vzw te Tielt (0407.700.403) Gezinszorg:
• Gezinszorg De Hoeksteen vzw te Diksmuide (0804.916.391) Dienstenchequebedrijf:
• Godtsvelde vzw te Kortemark (0414.531.082)