Ondersteuning bij het uittekenen van de krijtlijnen en het opmaken van een plan van aanpak voor het nieuwe beleidsplan "Maak Ruimte voor Oost-Vlaanderen 2050".

De opdracht wordt beschouwd als een opdracht met gemengde prijsvaststelling De opdracht met gemengde prijsvaststelling is een opdracht waarbij de prijsvaststelling gebeurt volgens meerdere soorten. Deelopdracht 1, 2,3 en 4 zijn opdrachten tegen globale prijs waarbij een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties van de opdracht of van elke post dekt. Deelopdracht 5 is een opdracht tegen prijslijst.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een verantwoordingsnota toe waarin de ingevulde prijs wordt toegelicht. Deze biedt een duidelijk overzicht van de voorziene tijdsinzet per medewerker, opgesplitst per deelopdracht. Ook de prijs per dagdeel per medewerker wordt meegegeven.

Het bepalen van de finale prijsopgave maakt onderdeel uit van de onderhandelingsprocedure. De kandidaat-opdrachthouders krijgen de kans om tot 5 werkdagen na de mondelinge toelichting een best and final offer te doen. De opdracht omvat alle taken zoals omschreven onder “III.3 Voorwerp van de opdracht”.

Informeel overleg tussen opdrachtgever en opdrachthouder (telefonisch, digitaal of fysiek) vindt plaats wanneer relevant voor de succesvolle uitvoering van de opdracht. Er wordt een basispakket van overleggen en momenten voorzien volgens de aanpak die de opdrachthouder voorstelt binnen de overlegstructuur beschreven in III.4. Deze vergaderingen worden dus niet apart verrekend, maar maken deel uit van de totaalprijs; meerprijzen zijn hiervoor uitgesloten.

Op alle bijeenkomsten omschreven in III.4 dient de opdrachthouder aanwezig te zijn. De opdrachthouder modereert de sessies met de denktank, geeft inhoudelijke ondersteuning, geeft toelichting en verwerkt de opmerkingen. Met opdrachthouder wordt bedoeld minstens één of meerdere ervaren personen die effectief aan de opdracht meewerken en die voorkomen op de verklaring die de inschrijver bij de inschrijving heeft gevoegd.

Een vraag tot meerwerk is enkel mogelijk wanneer het voorwerp van de opdracht zou worden uitgebreid. Tot slot, de opdrachthouder staat in voor het administratief secretariaat (de administratie- en secretariaatskosten, de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten, de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid worden geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, …). Al deze taken maken deel uit van de totaalprijs.

Meerprijzen zijn uitgesloten.