Raamovereenkomst betreffende de huur en het onderhoud voor laptops voor het personeel - ICT202410LPT

Legende: De afnemer = de scholengroep De gebruiker = het personeelslid De aanbestedende overheid wenst een raamovereenkomst af te sluiten voor de huur en het onderhoud van nieuwe laptops en Chromebooks met een looptijd van 4 jaar. De toestellen worden in bruikleen gegeven aan de personeelsleden (= gebruikers) in de scholen. De gebruiker gebruikt de toestellen op school én thuis.

Er wordt een gebruiksrechtovereenkomst opgesteld tussen de afnemer en de gebruiker. De toestellen die worden verstrekt zijn nieuw en ongebruikt en voldoen minimaal aan de technische bepalingen zoals weergegeven in het bestek. De opdrachtnemer garandeert een perfecte werking van de toestellen.

De toestellen dienen een volwaardige service- & garantieperiode te hebben zoals beschreven in de technische bepalingen. De aanbestedende overheid hecht veel belang aan de bijgeleverde service en garantieperiode omdat dit garandeert dat elke gebruiker continu over een volledig functionerende laptop of Chromebook kan beschikken om op school én om thuis mee te kunnen werken. De garantietermijn begint vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leverplaats.

De toestellen dienen verzekerd te zijn tegen diefstal én schade. Het eigen risico mag niet hoger zijn dan €50. De interventie en herstelling dient binnen de 10 werkdagen na melding afgehandeld te zijn.

De opdrachtnemer moet hiervoor vervangstukken voorzien voor het uitvoeren van deze herstellingen, bij voorkeur afgedekt bij de producent van de toestellen. De afnemer van deze raamovereenkomst kan op vraag een gedetailleerd rapport ontvangen van de opdrachtnemer (beschrijving van aantallen en aard van de herstellingen die aan de toestellen werden uitgevoerd onder garantie, hoeveel in het eerste garantiejaar, tweede garantiejaar, …). Na de huurperiode van 48 maanden dient de opdrachtnemer de toestellen weer terug te nemen.

De inschrijver voorziet in een eenvoudig efficiënt systeem om de toestellen, waar een herstelling aan moet worden uitgevoerd op te halen en terug te bezorgen en gaat in zijn offerte uitgebreid in op de werking van het systeem dat zal worden aangewend hiervoor. Het volstaat hierbij niet om in een externe postdienst te voorzien waarbij de afnemer wordt geacht om het toestel per post of pakketdienst te versturen naar de opdrachtnemer en waarbij de opdrachtnemer via dezelfde weg het toestel zal terugbezorgen. De opdrachtnemer is ertoe gehouden om binnen de 10 werkdagen de herstellingswerken uit te voeren, ook op herstellingen buiten garantie.

De opdrachtnemer voorziet vervangtoestellen die permanent beschikbaar zijn op de verschillende onderwijslocaties (=28 locaties). Deze vervangtoestellen dienen van hetzelfde type te zijn die door de opdrachtnemer op de onderwijsinstelling geleverd zullen worden, en dienen in het schooldomein van Google Workspace of Microsoft Intune gekoppeld te zijn. De opdrachtnemer kan geen extra kosten aanrekenen voor het beschikbaar stellen van deze vervangtoestellen.

Het uitvoeren van de herstellingswerken onder garantie is in de prijs van de toestellen inbegrepen. De inschrijver geeft in zijn offerte ook een overzicht van de herstellingswerken dewelke niet zouden zijn inbegrepen in de garantie. Alle herstellingswerken dewelke hierin niet worden opgenomen, zijn inbegrepen in de garantie.

De toestellen worden bij voorkeur NIET op school hersteld wegens plaatsgebrek. De defecte toestellen worden bij voorkeur afgehaald en hersteld teruggebracht. Service dient tijdens de vakantieperiode te gebeuren aan het thuisadres van de gebruiker.

De opdrachtnemer moet een helpdesk voorzien waar personeel 24/7 rechtstreeks kunnen naar bellen, mailen of chatten.