Software voor BBC, projectmatig werken, organisatiebeheersing,...

Groep Dilbeek is op zoek naar een software om de opvolging en bijsturing van haar beleids-en beheerscyclus te ondersteunen. Het gaat meer concreet in ondersteuning van de rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan, om opvolging en bijsturing van het meerjarenplan, doorvertaling ervan in jaaractieplannen en projecten, om de integratie van projectmatig werken en de uitvoering van de meerjarenplanning... Bedoeling is ook om de transparantie in de organisatie en naar de gemeenteraadsleden toe te vergroten.

De opdracht bestaat uit 5 onderdelen:

1. Definitiefase: in deze fase wordt de opzet vanuit de doelstellingen en noden van Groep DIlbeek in overleg met de dienstverlener bepaald. De dienstverlener adviseert Groep Dilbeek in de best aansluitende opzet voor haar werking en werkt op basis hiervan een installatiefase, implementatiefase en testfase uit.
2. Installatiefase: de toepassing wordt opgezet en de omgeving wordt ingericht op basis van de afspraken op fase 1. De sjablonen worden aangemaakt en klaargezet voor gebruik. De link met de boekhouding is gelegd.
3. Implementatiefase: de fase waarin de softwaretoepassing volledig zal geïmplementeerd worden. De inschrijver dient in het plan van aanpak de uitrol te omschrijven.
4. Testfase: aansluitend op de implementatiefase zal een testfase volgen. Er zal nagegaan worden of de software voldoet aan de technische bepalingen en de werking ervan zal getest worden tijdens een testfase. Pas na de goedkeuring van de implementatiefase en de testfase kan er overgegaan worden tot de voorlopige oplevering van de implementatiefase.
5. Onderhoudsfase: de fase waarin de softwaretoepassing succesvol is geïmplementeerd. Deze fase omvat het opvolgen, onderhouden en up-to-date houden van de softwaretoepassing. Deze fase omvat eveneens het garanderen van een continuïteit van de software en de connectie met evt. overige zaken.
6. Transitiefase: op het einde van de opdracht kan er desgevallend ook een transitiefase worden voorzien (tijdens de transitiefase dient de opdrachtnemer kosteloos – en naast het blijvend naleven van zijn verplichtingen inzake de onderhoudsfase – (mee) in te staan voor het mogelijk maken van de transitie / digitale overgang naar de software van de aanbestedende overheid / een (nieuwe) opdrachtnemer).

De software moet geïntegreerd worden in het huidige applicatielandschap van de aanbestedende overheid. Als onderdeel van deze opdracht zal de opdrachtnemer voor elk van de integraties een voorstudie moeten doen om de kosten en impact te bepalen. De beslissing omtrent de uitvoering van de integraties zal op basis van de voorstudies gebeuren en kan aan de opdrachtnemer gevraagd worden om uit te voeren.

Gemeente Dilbeek is opdrachtgever en beheert de omgeving voor Groep DIlbeek. Dit betekent dat de omgeving ook gebruikt zal worden door de 2 andere partners binnen Groep Dilbeek, zijnde ocmw Dilbeek en de eva-vzw Kinderopvang Dilbeek. Hier dient mogelijks bij de opzet rekening mee gehouden worden (bijvoorbeeld integratie met boekhouding - waar de entiteiten ook in 1 geheel zitten).

De testfase moet uiterlijk 1/1/2026 afgerond zijn.