CRM RTC Antwerpen

RTC Antwerpen telt momenteel 6 medewerkers, elk verantwoordelijk voor specifieke expertisegebieden. Vanuit deze expertisegebieden bouwen zij hun eigen netwerk uit en onderhouden ze zelfstandig hun contacten. Contactgegevens worden vandaag voornamelijk individueel bijgehouden, vaak in Excel, Outlook of andere persoonlijke bestanden.

RTC Antwerpen beschikt over een duidelijke en functionele website. De meeste contactgegevens komen binnen via inschrijvings- of aanvraagformulieren op de website. Binnen het team leeft echter sterk de behoefte om deze gegevens structureel en centraal te beheren.

Daarnaast stelt RTC Antwerpen vast dat er binnen de organisatie veel data circuleert, vaak op een versnipperde manier. Gegevens moeten regelmatig meerdere keren worden verwerkt, gekopieerd of manueel geteld. Bijvoorbeeld voor rapportering aan overheden of subsidiegevers, het opstellen van thematische contactlijsten of het verzenden van nieuwsbrieven.

Er is dan ook een groeiende nood aan een gestroomlijnde en efficiënte aanpak voor het beheer van contacten, inschrijvingen, materiaalontleningen en andere datastromen. RTC Antwerpen is daarom op zoek naar een stabiel en performant CRM-systeem dat compatibel is met de bestaande website en in staat is om deze behoeften structureel te ondersteunen. Doelen van het project Interne processen RTC Antwerpen streeft naar meer interne efficiëntie door het automatiseren van werkprocessen en het centraliseren van informatie rond planning, events en contacten.

Het doel is om de tijd die momenteel naar repetitieve administratieve taken gaat, aanzienlijk te beperken. Hierdoor komt er ruimte vrij voor wat echt telt. Duurzaam relatiebeheer en een meer persoonlijke, op maat gemaakte dienstverlening.

Doelstellingen en functionele noden: stimuleren van self-service waar mogelijk, om de administratieve druk te verlagen; vermijden van manuele tussenkomsten door processen waar mogelijk te automatiseren; automatiseren van repetitieve administratieve taken om tijd en fouten te reduceren. Optimalisatie van het logistiek en administratief beheer: inzichtelijk overzicht van de volledige inventaris en de bijhorende planning; efficiënt beheer van beschikbare materialen; ondersteuning van het volledige proces rond ontleningen: van aanvraag tot logistieke organisatie, van leveringen tot ophalingen; duidelijk overzicht van alle lopende en geplande ontleningen; centraal overzicht en planning van opleidingen en events; beheer van opleidingen en evenementen, inclusief inhoud, locatie, capaciteit en timing; opvolging en beheer van inschrijvingen en materiaalontleningen in één centrale omgeving. Dienstverlening optimaliseren RTC Antwerpen wil de klanttevredenheid verhogen door processen te stroomlijnen en te centraliseren.

Dit omvat het optimaliseren van het inschrijvings- en uitleenproces, het efficiënt beheren van materiaal en opleidingen en het versterken van gerichte, tijdige communicatie met scholen en partners. Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar: een gebruiksvriendelijke ‘gidsfunctie’ die scholen helpt snel en gericht het juiste aanbod te vinden; een vlotte en stabiele integratie met de bestaande website; een efficiënte en toegankelijke dienstverlening, van aanvraag tot afhandeling. Relatiebeheer RTC Antwerpen wil de betrokkenheid van scholen en ondernemingen bij haar acties, opleidingen, events en initiatieven structureel versterken.

Door beter inzicht te krijgen in wie wanneer betrokken is en op basis daarvan gerichte opvolging te organiseren, wil RTC Antwerpen duurzame relaties opbouwen en versterken. Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar: een centrale databank voor contacten en accounts; gecentraliseerd beheer van communicatie en relatiegegevens; een overzichtelijke historiek van interacties met scholen, bedrijven en andere partners; efficiënte opvolging van inschrijvingen en materiaalontleningen; digitale communicatie op maat, gebaseerd op eerdere interacties en interesseprofielen; een integraal overzicht van alle interacties per organisatie, ongeacht welke consulent betrokken was of via welke actie contact plaatsvond; het actief leggen, onderhouden en verdiepen van langdurige samenwerkingen met scholen en ondernemingen. Data-analyse (rapportage) RTC Antwerpen wil strategischer te werk gaan door beter inzicht te verkrijgen in het gebruik van haar acties en diensten door scholen en ondernemingen.

Door data centraal te verzamelen en gericht te analyseren, wil RTC Antwerpen haar aanbod beter afstemmen op de reële noden van het werkveld. Dit laat toe om toekomstgerichte keuzes te maken in functie van relevantie en impact. Om dit te realiseren zet RTC Antwerpen in op: het centraliseren van data en rapportage; het analyseren van gebruikspatronen en betrokkenheid; het ondernemen van gerichte acties op basis van data-inzichten.