Raamovereenkomst project automatisatie fijndistributie apotheek door middel van een maximale decentrale oplossing met pickrobotten per afdeling

I.1.1 Voorwerp van deze leveringen Raamovereenkomst project automatisatie fijndistributie apotheek door middel van een maximale decentrale oplossing met pickrobotten per afdeling. I.1.2 Visie geneesmiddelendistributie De aanbestedende overheid zal een nieuwe apotheek openen voor de productie en distributie van geneesmiddelen. Deze apotheek zal de aanbestedende overheid voorzien van commercieel verkrijgbare medicatie en bereidingen.

De aanbestedende overheid heeft in een visiebepaling het gewenste totaalconcept voor de toekomstige geneesmiddelendistributie bepaald. Het concept werd gevormd rekening houdend met: - Nood tot verhoogde flexibiliteit t.o.v. vandaag voor uitlevering van patiënt-specifieke medicatie in context van o Verhoogde variabiliteit in medicatiebeleid o Verkorte ligduur voor verblijvende patiënten o Beperken van het aantal retours naar apotheek - Nood tot 100% scanbare medicatie, incl. lotnummer, om toedieningsregistratie m.b.v. bedside scanning mogelijk te maken (conform KB 30/9/2020, BS 24/12/2020) o Dit geeft een sterke toename van unit dose (UD)-herconditionering activiteiten o De aanbestedende overheid wil dat medicatie, die al UD-scanbaar door de industrie wordt aangeleverd, niet meer hoeft te worden UD-geherconditioneerd om compatibel te zijn met de UD-pickrobots. o De aanbestedende overheid heeft de ambitie om de goederen die niet UD-scanbaar door de industrie wordt aangeleverd zelf te UD-herconditioneren. - Nood tot automatisatie op afdelingen en in apotheek o omwille van aanhoudende personeelstekorten zowel bij verpleging als in apotheek o vanuit de ambitie om manuele handelingen voor repetitieve taken (vb. UD-herconditionering) te reduceren o om administratieve taken (vb. inventaris, controle van manuele picking) te verlichten o i.k.v. verhoogde veiligheid en kwaliteit (UD-herconditionering & uitlevering) - de ambitie om werking op verpleegeenheden te aligneren en verpleegeenheden te ondersteunen vanuit apotheek - Nood tot geautomatiseerde picking van patiënt-specifieke medicatie op de verpleegeenheden gezien o aanhoudende personeelstekorten bij verpleging o de aanbestedende overheid het aandeel manuele picking (in apotheek en op verpleegeenheden) tot een minimum wenst te beperken o de ambitie om retours ten gevolge van voorschriftwijzigingen tot een minimum te beperken door meerdere pickmomenten per dag te voorzien o de wens om doorlooptijden door transport te beperken - Het nieuwbouwproject waarbij de apotheek zal verhuizen naar een locatie op de campus Sint-Jan die verder verwijderd is van het beddenhuis dan heden het geval is.

De apotheek zal zich bevinden in een afzonderlijk gebouw dat via een doorgang verbonden wordt met de rest van het ziekenhuis. Vanuit dit gegeven wenst de aanbestedende overheid extra aandacht te besteden aan opzet van optimale materiaalstromen in de apotheek en tussen apotheek en diensten (o.a. doorlooptijd voor transport voor uitlevering van patiënt-specifieke medicatie beheersbaar houden). - Nood tot verhoogde flexibiliteit in artikelassortiment omwille van toenemende stockbreuken bij toeleveranciers - De vereiste dat elke stap in het proces veilig en kwalitatief beheerd wordt - Gewenste tracering van de geneesmiddelen van ontvangst tot picking Op basis van deze elementen ambieert de aanbestedende overheid om in het opzet van de toekomstige geneesmiddelendistributie maximaal in te zetten op (vol)automatische oplossingen zowel in de apotheek als op de verpleegeenheden. Het is daarbij ook op zoek naar software met WMS-functionaliteiten die in staat is om het geneesmiddelendistributieproces in de centrale apotheek aan te sturen zodat alle pickings via één geïntegreerd systeem worden beheerd. - Voor een groot deel van de afdelingen op campus Sint-Jan en campus SFX (zie I.1.4) wenst de aanbestedende overheid dat de overgrote meerderheid van de medicatie vanuit een decentrale fijnpicklocatie (= UD-pickrobot met bijhorende gekoppelde ‘externe’ kasten) op de verpleegeenheid gepickt zal worden. o Één opstelling dient overwegend één verpleegeenheid te beleveren o Daarnaast wenst de aanbestedende overheid elke patiënt meerdere keren per dag te beleveren om maximaal i.f.v. mogelijke voorschrift wijzigingen te kunnen uitleveren en retours door een voorschriftwijziging te minimaliseren. o In deze opstelling wenst de aanbestedende overheid dat er op verpleegeenheden een zeer groot gamma aan medicatie aanwezig zal zijn. o Medicatie die erg weinig wordt gebruikt op de verpleegeenheid (bv. specifieke thuismedicatie) kan door de apotheek worden aangeleverd.

In eerste instantie moet gepoogd worden om deze medicatie tijdig en efficiënt toe te voegen aan het gamma in de fijnpicklocatie om van daaruit alsnog gepickt te kunnen worden op naam van de patiënt. o Een proces voor patiënt-specifieke picking in de centrale apotheek blijft belangrijk voor specifieke medicatie, maar het aantal zal tot het absolute minimum worden beperkt. - Andere afdelingen blijven werken zoals vandaag met manuele of elektronische medicatiekasten (zie I.1.4). Ook deze afdelingen zullen bevoorraad worden met UD-geherconditioneerde medicatie. I.1.3 Omschrijving van de opdracht Via deze opdracht wenst de aanbestedende overheid over te gaan tot het afsluiten van een overeenkomst voor

• Het ontwikkelen en testen van de oplossing in de praktijk op kleine schaal tijdens een pilootproject op de campus van Sint-Jan (verder omschreven in hoofdstuk I.3.3.3).
• De aankoop van deze oplossing (commerciële fase/raamovereenkomst) op grotere schaal voor campus Sint-Jan en campus SFX (zie ook hoofdstuk I.1.4 ‘aantal afdelingen met UD-pickrobot’ voor de omvang van dit project) indien het pilootproject succesvol is verlopen. Deze opdracht omvat met betrekking tot de voornoemde oplossing zowel levering, plaatsing, indienststelling, configuratie, opstart, opleiding, onderhoud, herstellingen en upgrades. De scope van deze opdracht om...