Het aanstellen van een commissaris voor controle op de (geconsolideerde) jaarrekening (2024 - 2026)

Het aanstellen van een commissaris voor de Haven van Antwerpen-Brugge NV van publiek recht (hierna “POAB”), dat ook optreedt als aanbesteder in het kader van een occasionele gezamenlijke opdracht. Voor POAB omvat het voorwerp de controle van de jaarrekening en de controle van de geconsolideerde jaarrekening. Voor de andere vermelde entiteiten omvat de opdracht de controle van de jaarrekening.

De inschrijvers dienen er rekening mee te houden dat binnen POAB een auditcomité functioneert dat normalerwijze 3 à 4 maal per jaar bijeenkomt en dat de aanwezigheid van de commissaris vereist is op minimaal twee vergaderingen. Ook is zeker de aanwezigheid van de commissaris vereist op de vergadering van de raad van bestuur van POAB waarop de jaarrekening vastgesteld wordt. Voor de andere entiteiten bestaat er geen auditcomité en zijn er vanuit die entiteiten ook geen aanwezigheidsvereisten buiten de wettelijk vastgestelde.

Interne audit Binnen POAB is al meerdere jaren een afdeling Interne Audit afdeling operationeel. Deze afdeling bestaat momenteel uit 4 personen. De manager interne audit rapporteert aan het auditcomité (functioneel) en aan de CEO (administratief).

Interne audit is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het auditplan, de uitvoering van audits, de rapportering van de bevindingen (inclusief aanbevelingen) en de opvolging van de uitvoering van management actieplannen. Het auditplan kan audits omvatten van zekerheidsverstrekkende of van raadgevende aard. In haar opdrachten evalueert interne audit diverse facetten van de werking van het interne controlesysteem.

In het interne audit charter is tevens voorzien dat Interne Audit haar activiteiten coördineert met andere controle-instanties zoals bijvoorbeeld de externe auditor om zo de controleactiviteiten te optimaliseren en onnodig dubbel werk te vermijden, zonder dat hierbij de verschillende partijen ontheven worden van hun respectievelijke verantwoordelijkheden.