Aankoopcentrale Stad Hasselt – Tijdregistratie en personeelsplanning

De opdracht waarvan het voorwerp bestaat uit het leveren, implementeren en onderhouden van een tijdregistratie- en personeelsplanningssysteem voor het personeel van stad Hasselt en aan de stad gelinkte entiteiten. Tot Stad Hasselt behoren zowel de stads- en OCMW-diensten als de stedelijke basisscholen, Knst., het woonzorgcentrum HOGEVIJF, het Jenevermuseum, het Modemuseum, het Stadsmus, de Japanse Tuin, Domein Kiewit, het stedelijk zwembad Kapermolen, het crematorium, de bibliotheken BHL en Abdij Herkenrode. Het lokaal bestuur Hasselt wil het huidige tijdregistratiesysteem voor het personeel van de gemeente en aan de stad gelinkte entiteiten vervangen.

Dit omvat ongeveer 1800 personeelsleden met verschillende statuten en werkroosters. Er is ook sprake van meerdere rechtspositieregelingen die van kracht kunnen zijn. Het systeem moet alle tijdregistraties kunnen registreren en consolideren binnen één logisch geïntegreerd geheel, ongeacht statuut, werkrooster of rechtspositieregeling.

Het lokaal bestuur Hasselt wil eveneens het personeelsplanningssysteem voor de woonzorgcentra van HOGEVIJF vervangen. In het kader van deze aanbesteding willen we prioritair inzetten op een personeelsplanningssysteem voor HOGEVIJF en de buitenschoolse kinderopvang. Naar de toekomst toe moet de planning uitgebreid kunnen worden naar andere diensten zoals de technische diensten van stadsbeheer, burgerzaken, zwembad, enz.

HOGEVIJF en de buitenschoolse kinderopvang omvatten ongeveer 400 personeelsleden. Het systeem moet geïntegreerd zijn met tijdregistratie zodat er sprake is van onmiddellijke datasynchronisatie en volledige dataconsistentie voor beide aspecten. Stad Hasselt zal als aankoopcentrale fungeren voor de Stad Hasselt, OCMW Hasselt, Crematorium NV, AGB Stadsontwikkeling Hasselt en alle verzelfstandigde agentschappen van Stad Hasselt en OCMW Hasselt.

De aan de stad gelinkte entiteiten kunnen gebruikmaken van de diensten van deze aanbesteding en dit aan dezelfde voorwaarden. De opdracht betreft:

• De levering en implementatie van een geïntegreerd softwarepakket voor tijdregistratie en personeelsplanning
• De installatie/implementatie van dit softwarepakket inclusief migratie/omzetting van noodzakelijke gegevens uit het bestaande pakket
• Het mee op punt stellen van alle technische en organisatorische maatregelen m.b.t. informatieveiligheid, GDPR en AI (waar relevant) om te voldoen aan wetgevende vereisten
• Het integreren van het nieuwe softwarepakket met software van o.a. personeelsadministratie en loonverwerking
• Het onderhoud en ondersteuning van het softwarepakket
• De levering, installatie en het onderhoud van fysieke tik- of prikklokken op verschillende locaties op Hasselts grondgebied.