Raamovereenkomst voor een kassasysteem inclusief bancontact en reserveringsmodule

Zorgpunt Waasland heeft verschillende woonzorgcentra met cafetaria en dienstencentra op het grondgebied van Sint-Niklaas, Beveren, Kruibeke en Zwijndrecht. Bij de oprichting in 2019, werden de OCMW's van deze gemeenten samengebracht onder één zorgbedrijf. Elk OCMW beschikte over zijn eigen werkwijze met een eigen type kassa, bancontact terminal en een reservatiesysteem.

Om de werkwijze te uniformiseren wenst Zorgpunt Waasland voor elke locatie een identiek systeem aan te schaffen. Er zijn drie verschillende soorten locaties:

• Woonzorgcentrum met cafetaria (WZC)
• Dienstencentrum (LDC)
• Dienstencentrum gekoppeld aan woonzorgcentrum met cafetaria. In de dienstencentra zijn tal van activiteiten mogelijk gaande van maaltijden, kappersbezoek, gebruik bad tot sport en cultuur. Zorgpunt Waasland wenst een kassasysteem aan te schaffen inclusief bancontact terminal en een gekoppelde reserveringsmodule. De kassa zelf zal op alle locaties voornamelijk gebruikt worden om activiteiten, verkopen, ed af te rekenen. Het gewenste systeem beschikt over een gebruiksvriendelijk touchscreen, compatibel kassasysteem incl. witte kassa (voor de cafetaria's), een gekoppelde draadloze bancontact terminal die per dag 1 bedrag per kassa transfereert, ticketprinter, uitneembare geldlade die op slot kan. De backoffice dient op afstand de instellingen te kunnen beheren (kostenplaatsen, beheer kassa's, boekhoudkundige rechtzettingen, artikelbeheer), betaling met cash en bancontact moet mogelijk zijn, alsook op factuur of met cadeaubon. De maandelijkse facturen moeten ingelezen kunnen worden in het huidige boekhoudpakket (Alfa, Cipal Schaubroeck). Rapportage op elk mogelijk veld moet mogelijk zijn. Een klantendienst met 7 op 7 ondersteuning overdag bij problemen is noodzakelijk. De belangrijkste bijkomende functionaliteiten in het kader van het gebruik in dienstencentra zijn:
• de klantenregistratie via eid (voor verenigingen via ondernemingsnummer), inschrijven voor activiteiten (inclusief afsluiten bij volzet, wachtlijst, koppeling met zaal, inschrijven ter plaatse, annulatie, verplaatsen reservering, etc.)
• maaltijdbeheer, pedicure, badkamer, wassalon, kapsalon, etc
• webshop om online in te schrijven
• zaalverhuur