Aanstelling van een cateraar voor de aansturing van de centrale keuken, de uitbating van het bezoekersrestaurant, vending toestellen en levering van koffietoestellen en koffie

Het AZ Jan Portaels is op zoek naar een cateraar voor het totale beheer van de centrale keuken en de uitbating van het bezoekersrestaurant van het ziekenhuis. Er wordt gevraagd naar een integratie van de shop in het bezoekersrestaurant. Tevens maken ook de vending toestellen deel uit van deze opdracht alsook de koffietoestellen en aanlevering van koffie voor het volledige ziekenhuis.

Het beheer van de centrale keuken wordt uitgevoerd onder een keukenbeheerder die zal instaan voor de bereiding en aanlevering van warme en koude maaltijden, 7 dagen op 7, zodat aan de gevraagde dienstverlening kan worden voldaan. De grondplannen van de keuken, de bijhorende lokalen en het bezoekers- en personeelsrestaurant worden in bijlage bij de opdrachtdocumenten m.b.t. de oproep tot kandidatuurstelling gevoegd. Het AZ Jan Portaels hecht belang aan patiëntentevredenheid en wenst daarom zoveel als mogelijk de patiënt te betrekken in de keuze van zijn/haar maaltijd.

Om dit te kunnen bewerkstelligen, kiest het ziekenhuis voor wat betreft het productieproces voor de bereiding en verdeling van de patiëntenmaaltijden voor een koude lijn. Dit impliceert de noodzaak aan extra kwaliteitscontroles en een strenge opvolging van de werkprocedures. De aanbieder wordt dan ook geacht op de hoogte te zijn van en ervaring te hebben met alle geldende regelgevingen, procedures en werkwijzen hieromtrent (o.a. maaltijdregistratie, opstellen van menu’s,…) en deze correct toe te passen.

Voor de bereiding van de maaltijden voor het bezoekersrestaurant wordt er ook geopteerd voor een productie in koude lijn. We vinden het als ziekenhuis belangrijk dat er wordt ingespeeld op de hedendaagse trends en kijken dan ook uit naar een uitgewerkt voorstel om hierop in te spelen. In de cafetaria dient er een shop te worden geïntegreerd waarbij een basisassortiment bestaande uit snacks, tijdschriften, kranten, wenskaarten, pralines, verzorgingsgerief,… wordt aangeboden.

Aan de hoofdingang wordt een ruimte ter beschikking gesteld waar het ziekenhuis een 24/7 markt wenst te organiseren aan de hand van vending apparaten. Hier dient minsten het volgende in te worden voorzien: warme en koude dranken, broodmaaltijden, salades, warme maaltijden (koud aangeboden – opwarmbaar in een microwave), basis verzorgingsproducten, snacks,… De volledige service met betrekking tot deze automaten: aanlevering, onderhoud,… dient te gebeuren door personeel van de aanbieder. De organisatie van het bezoekersrestaurant dient te gebeuren aan de hand van personeel van de aanbieder, in de centrale keuken staat er personeel van de aanbestedende overheid ter beschikking maar dient de aansturing van deze equipe te gebeurden door de aanbieder.

De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor de berekening van al zijn personeelskosten, alle food- en non-food kosten en de administratie- en beheerskosten noodzakelijk om te voldoen aan alle randvoorwaarden voor de correcte uitvoering van de gevraagde dienstverlening. Alle materiaal nodig voor consumptie binnen het bezoekersrestaurant wordt voorzien door de aanbieder. Het materiaal dat nodig is voor de patiëntenmaaltijden wordt voorzien door de aanbestedende overheid.

Het gebruik volgens het principe van goede huisvader alsook het onderhoud van dit materiaal valt onder de verantwoordelijkheid van de aanbieder. Voor alle voorgestelde producten en methodes gelden de wettelijke voorschriften inzake behandeling, transport, kwaliteit en hygiëne van de voedingswaren in het algemeen. Vooraleer de opdracht aan te vatten zal de aanbieder hieromtrent de verantwoordingsstukken voorleggen.

Ook zal de dienstverlener de nodige verzekeringen dienen af te sluiten ten overstaan van zowel eigen personeel als consumenten (patiënten, bezoekers, …). De aanbieder dient te allen tijde de continuïteit van de dienstverlenging te garanderen, ook tijdens weekend, vakantie- en feestdagen. De aanbieder wordt geacht te beschikken over alle nodige inlichtingen bij het indienen van zijn offerte.

Zijn prijs dient opgemaakt te zijn op basis van alle in dit bestek verstrekte informatie, de bijgevoegde plannen, alsook op basis van de ervaring van de dienstverlener in soortgelijke opdrachten. Naast een gedetailleerde inventaris zal de inschrijving bestaan uit een duidelijk plan van aanpak waarin de inschrijver zijn eigen visie formuleert om tot een goede operationele werking van de centrale keuken en het restaurant te komen en een voorstel tot kostenoptimalisatie. Een bezoek aan één of meerdere instellingen (bij voorkeur ziekenhuizen) met een gelijkaardig restaurantconcept kan worden voorzien op vraag van AZ Jan Portaels.

Onze diëtiste(n) en/of ziekenhuishygiënisten zullen worden uitgenodigd om de productiesite te komen bezoeken waarbij ze de nodige toelichting krijgen tijdens dit bezoek. Door het indienen van een offerte aanvaarden de aanbieders onvoorwaardelijk de inhoud van het bestek en de invulling van de procedure zoals deze in het bestek beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn. Indien een inschrijver in dat verband bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende brief binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van het bestek, bekend te maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de redenen.