Consultancy Workspace Strategy

Middels huidige opdracht wenst de opdrachtgever over te gaan tot het afsluiten van een overeenkomst betreffende consultancy aangaande work space strategy. De opdrachtgever heeft een project opgestart met als werktitel 'Innovatieve werkomgeving voor administratieve werkzaamheden UZ Leuven'. De aanleiding voor het project was 4-ledig: * toenemende vraag naar burelen versus beschikbare ruimte * tijdsgeest en ontwikkelingen op digitaal vlak * burenbilan toekomstige projecten * attractieve werkomgeving Doelstelling van het project is het creëren van een duurzame werkomgeving die bijdraagt aan een positieve werkbeleving voor personeelsleden van UZ Leuven bij het uitvoeren van hun administratieve taken.

(Scope, doelgroep en concrete deliverables worden toegelicht in de technische bepalingen van het bestek) ****************************************** ****************************************** Het UZ Leuven wenst een partner te vinden die kan meewerken aan een werkplek strategie voor de werkplekken back-office werkzaamheden van de klinische en ondersteunende diensten. Doel van deze opdracht is om consultancy aan te trekken die mee kan werken aan de transitie met als doel het neerleggen van een draaiboek voor goede work space strategy voor de ondersteunende diensten creëren van een duurzame werkomgeving die bijdraagt aan een positieve werkbeleving voor personeelsleden van UZ Leuven bij het uitvoeren van hun administratieve taken. Creatie van een model nieuwe werkomgeving, t, tevens procesbegeleiding bij implementatie van eenen opstart van (een aantal) pilots.

Dit dient onder meer de volgende onderdelen te bevatten.

• Organisatie doelstellingen – helder krijgen (leiderschap, interactie van medewerkers, doelstellingen,..)
• Gedragingen – Sociaal en stilte ruimtes
• Business branding (uitstraling van het geheel)
• Fysieke configuratie (O.a. Meubilair)
• Meubilair
• Aangeboden services
• ICT omgeving
• Procedures & systematisering
• Aandacht voor Change Management
• De opdracht gaat niet over klinische workspace, niet over publieke space., enkel back office/ondersteunende diensten. Welke metrics zijn sturend voor work space strategy?
• Aantal medewerkers/doelgroep
• Soort activiteiten
• Aantal beschikbare vierkante meters (actueel en in de toekomst)
• Evt. strategische beslissingen
• Geplande verbouwingen
• Thuiswerk policy. Betrokken afdelingen binnen UZ Leuven
• HR (organisatie doelstellingen)
• Afdeling Ruimteplanning (branding, fysieke configuratie)
• Logistieke diensten (Technische dienst, Materiaalbeheer, Preventie & Milieu)
• ICT
• Operationele Directie De (studie)opdracht zal uitgevoerd worden tegen globale prijs waarbij de scope, de aanvangsdatum, de uitvoeringstermijn en de deliverable(s) voorafgaandelijk duidelijk gedefinieerd zijn. De globale prijs wordt samengesteld op basis van de te presteren mandagen met verschillende (niveaus van) profielen tegen de prijzen per mandag die opgegeven werden in de offerte voor de plaatsing van de raamovereenkomst, volgens de inschatting die de deelnemer maakt op basis van de door de begunstigde partij vooraf gedefinieerde scope en deliverable(s). De expertise voor de optimalisatie van en/of de ondersteuning bij de dagelijkse werking zal tegen prijslijst ingehuurd worden voor een voorafgaandelijk duidelijk gedefinieerde periode (aanvangs- en einddatum) en (vermoedelijk) te presteren mandagen. De prijslijst betreft de prijs per mandag voor het (niveau van) profiel die opgegeven werd in de offerte voor de plaatsing van de overeenkomst. *********************************** ***********************************