Award notice Services

Raamovereenkomst aangaande de implementatie en het ter beschikking stellen van een HRM-oplossing, inclusief personeelsbeheer-, loonadministratie & -motor, tijdsregistratie- en begrotingsmodule, en het verlenen van bijhorende diensten i.k.v. loon- en weddeberekening, tijdens en na de implementatie en op vlak van rapportering

Notice published in Dutch. The AI analysis summarises it for you in your language.

Official notice and documents

Public buyer: Stad Harelbeke
Harelbeke
Place of performance: 8530 Harelbeke, West Flanders
not published: buyer's address
Estimated value: €888,171 excl. VAT
Amount awarded: €888,171 excl. VAT
Planned end of contract: 30 June 2029
likely re-tender around December 2028
Bids received: 2
Form: Framework agreement
Multi-year contract: the buyer places orders as needs arise.
Procedure: Competitive negotiated procedure
You first submit an application; shortlisted candidates bid, then negotiate with the buyer.
Publication: 6 February 2025
Notice language: Dutch

AI analysis: go for it or not?

Summary in English, criteria, documents to provide and a GO / NO GO verdict in one minute.

Create my free account

Unlimited analyses during the 14-day Pro trial, no card needed.

Description

Lokaal bestuur Harelbeke is op zoek naar een opdrachtnemer die uiterlijk op 30 juni 2025 de voorgestelde HRM-oplossing kan implementeren, waardoor lokaal bestuur Harelbeke vanaf 1 juli 2025 niet langer beroep dient te doen op haar huidig HRM-systeem van Dileoz: o Dit is voor lokaal bestuur Harelbeke zowel een contractuele voorwaarde als een technische minimumeis waaraan het implementatieplan dient te voldoen.
De nieuwe HRM-oplossing dient rekening te houden met de context en specificiteit van lokaal bestuur Harelbeke (cfr. Rechtspositieregeling) en volgende processen te ondersteunen:
- Personeelsbeheer
- Loonadministratie; Er worden +/- 290 medewerkers verwerkt op de payroll, alsook worden daarenboven gemiddeld +/- 250 personen op jaarbasis als occasioneel personeel (vrijwilligers, jobstudenten, verenigingswerkers) verwerkt op de payroll; Er zijn verschillende werknemerstypes/categorieën: bedienden/arbeiders, waarvan statutairen/contractuelen, bestuurders, jobstudenten, overeenkomst duaal leren, conciërge, mandatarissen, vrijwilligers, animatoren, verenigingswerkers, art.60; Alsook moet het systeem toelaten om werknemers die meerdere contracten of kostenplaatsen tegelijk combineren te ondersteunen
- Loonmotor (geautomatiseerde loonberekening en -output ter ondersteuning van naverwerking)
- Tijdregistratie (digitaal in- en uitklokken en aanvragen/goedkeuren/monitoren van tijdsgegevens (e.g. afwezigheden), inclusief de automatische berekening van toelagen, vergoedingen, overloon, nachtprestaties en premies. (cfr. Rechtspositieregeling voor een volledig overzicht))
- Begroting (effectief beheren en simuleren van personeelsbudgetten om weloverwogen financiële beslissingen te maken en kostenbeheersing en transparantie te waarborgen)
- Rapportering (data-analyse, transparantie en compliance faciliteren).
De voorgestelde (cloud)oplossing moet hierbij de nodige functionaliteiten bevatten om het de personeelsdienst en leidinggevenden zo makkelijk mogelijk te maken om gegevens te consulteren, te beheren en/of rapporteringen/dashboards te kunnen maken. De oplossing dient een inzichtelijk toegangsbeheer te hebben waarmee de personeelsdienst met gedifferentieerde profielen beperkte toegang kan verlenen aan eindgebruikers. Daarnaast dient het systeem ook een koppeling te voorzien met andere tools zijnde de boekhouding (CEVI), fietsleasing (voorlopig o2o), ontwikkelingscyclus (voorlopig Cornerstone), selectie en rekrutering (voorlopig TalentLink), Microsoft Power BI (via API) en Active Directory (om o.a. Single Sign-On te ondersteunen).
Tijdens de implementatie wordt er maximale ondersteuning verwacht op het niveau van:
- Het ontwerpen (op basis van een efficiënte en gedetailleerde functioneel/technische analyse), configureren en testen van het systeem (module personeelsbeheer, loonadministratie & -motor, tijdsregistratie, begroting en rapportering)
- Het aanleveren van instructies en een template om de datamigratie van het huidige systeem (DILEOZ) naar het toekomstige systeem te faciliteren, evenals het transformeren, effectief opladen en valideren van de nodige data in het toekomstige systeem. Wat betreft historiek, moet er een werkbare oplossing voorzien worden om relevante historische data van werknemers (i.e. de datum van in- en uitdiensttreding, contractgegevens zoals het type contract, de contractduur, aantal VTE, etc., de functiegeschiedenis van medewerkers binnen lokaal bestuur Harelbeke, de functionele loopbaangeschiedenis, de anciënniteitsgeschiedenis, en eventuele loopbaanonderbreking) uit de verschillende voorgaande systemen op één plaats te kunnen raadplegen, én rapportering mogelijk te maken op zowel huidige als historische data
- Het ontwerpen, ontwikkelen en testen van de nodige (geautomatiseerde) koppelingen tussen het systeem en andere tools: boekhouding (CEVI: inladen boekingsbestanden loonverwerking volgens BBC protocol en export budgetmodule), fietsleasing (voorlopig o2o), ontwikkelingscyclus (voorlopig Cornerstone), selectie en rekrutering (voorlopig TalentLink), Microsoft Power BI (via API) en Active Directory.
- Het voorzien van ondersteuning tijdens de overgang van het huidige naar het toekomstige systeem en het voorzien van controlemechanismen en een gewaarborgde dienstverlening om de vlotte overstap te garanderen en valideren
- Het ter beschikking stellen en personaliseren van standaard rapporten en –dashboards, alsook het ter beschikking stellen van data extracten en/of een rapporteringsmodule waarbinnen zelf rapporten kunnen gebouwd worden
- Het voorzien van opleidingen en overeenkomstige up-to-date documentatie voor de medewerkers van de personeelsdienst om de tool (incl. de mogelijkheid om rapporten te bouwen) te leren gebruiken, alsook beheren (e.g. op het niveau van toegangsrechten, audit checks, etc.).
Na de implementatie, moet er naast de 24/7 ter beschikking stelling van het systeem, beroep kunnen gedaan worden op (een selectie van) volgende diensten:
- Het verlenen van diensten voor, tijdens en na de loonberekeningen (doen van aangiftes, opladen betalingsbestanden, opmaak van sociale, fiscale en loondocumenten, ondersteunen van specifieke administratie (e.g. loonbeslag), ter beschikking stellen van diverse overige documenten en/of rapporten,…)
- Het bieden van ondersteuning om het systeem proactief up-to-date te houden met evoluties in de regelgeving (o.a. rechtspositieregeling) en het voorzien van communicatie/documentatie hieromtrent
- Het bieden van ondersteuning om het systeemtechnisch te onderhouden en mee te laten evolueren met nieuwe trends/functionaliteiten en het voorzien van communicatie/documentatie hieromtrent
- Het bieden van juridische ondersteuning/advisering in het kader van payroll.
Van de uiteindelijke opdrachtnemer wordt m.a.w. verwacht dat hij zijn meerwaarde als strategische partner op langere termijn kan aantonen om de specifieke noden van lokaal bestuur Harelbeke ...

Awarded to

CPV codes

European codes that classify what the contract is about. They are how we find the tenders for your trade.

72263000 72000000 72200000 72210000 72211000 72212000

Winning prices for comparable contracts

A quarter below: €269,706
Median: €345,240
A quarter above: €1,005,445

Amounts awarded (excl. VAT) over the last 3 years for 69 contracts in the same CPV group (7226…), excluding framework agreements. Half of the contracts fall between the two quartiles. TED source: mostly contracts above the EU thresholds, so amounts tend to be high.

Similar contracts already awarded

Contract	Winner	Amount
Almex Software Maintenance SNCB · 20 October 2026	ALMEX GMBH	€637,500
Implementatie, migratie, ter beschikking stelling (“software as a service”) en onderhoud van een Facility Management Information System (FMIS) Gemeenschapsonderwijs · 8 October 2026	PLANON	€1,536,680
Mise a jour logicielle du systeme de controle d'acces microsesame HUmani SC · 7 October 2026	C.PRO sa	€234,332
Aankoop Vrije Tijd-software AGB - stadsontwikkeling Bilzen-Hoeselt · 30 September 2026	I-ACTIVE ISB CCV LAB	€1,369,831
Software voor processen van lokale subsidies en premies Dienstverlenende Vereniging Westhoek · 29 September 2026	Vanden Broele	€304,790

Source : TED – Office des publications de l'Union européenne © Union européenne, données retraitées. Reference 81295-2025.