Levering, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing voor inschrijvingen, groepsbezoeken en reservatie van zalen

Lokaal bestuur Beringen is voor verschillende diensten op zoek naar een inschrijvings- en reservatieplatform voor het divers aanbod aan activiteiten die vanuit de stadsdiensten georganiseerd worden. Dit aanbod kan zowel gericht zijn op individuen als op groepen. Primaire diensten die zullen gebruik maken van dit overkoepelende boekingssysteem:

• VISIT Beringen (ticketing bezoekers Mijnmuseum, gegidste rondleidingen, Mijnzondagen, fietsverhuur, reservatie speeltuin, …)
• Bibliotheek (schoolbezoeken, voorleesnamiddagen, workshops, …)
• Dienstencentrum Klitsberg (maaltijden, buurtrestaurant, workshops, …) Daarnaast moet de software eenvoudig kunnen worden uitgebreid om ook de werking van andere diensten te ontlasten, we denken hierbij aan:
• Dienst samenleven (interculturele activiteiten, digisessies, …)
• Dienst ondernemen (ondernemersactiviteiten)
• Strategische cel omgeving (Beringen Boomt) Gezien de huidige overeenkomst m.b.t. zaalreservatie afloopt, dient de software tevens een oplossing te bieden voor het verhuur van zalen en hieraan gekoppelde faciliteiten.

Concreet betreffen dit momenteel een 16-tal complexen met een 100-tal zalen (opgelet: gecombineerde zaaldelen worden meegeteld als aparte zaal). In het huidig zaalreservatiesysteem werden momenteel een 900-tal klanten geregistreerd (particulieren, feitelijke verenigingen, organisatie/vereniging). Opgelet: ook hier geldt dat de software flexibel moet zijn in het aantal complexen/zalen alsook in het aantal klanten zodat het gebruik eenvoudig kan worden uitgebreid.

Voor de complexen van de dienst cultuur kan bijkomend bepaald materiaal gekoppeld aan de zalen worden uitgeleend. Looptijd: De voorziene looptijd van de opdracht bedraagt 8 jaar (basisopdracht van 4 jaar met 4 stilzwijgende verlengingen van telkens 12 maanden). De bovenvermelde looptijd van 8 jaar start na de definitieve oplevering van de implementatiefase.