Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant

Momenteel beschikt het provinciebestuur over een SAP HR-systeem. Er wordt gebruik gemaakt van een externe loonmotor bij een sociaal secretariaat. Het provinciebestuur wenst via deze raamovereenkomst deze software-omgeving en werkwijze grondig te veranderen waarbij het provinciebestuur ook open staat voor niet-SAP-oplossingen.

In de eerste plaats concentreert het provinciebestuur zich op personeelsadministratie, tijdsregistratie, payroll en sociaal secretariaat. Dit impliceert dat Alle software inzake personeelsadministratie, tijdsregistratie, loonmotor en payroll worden voorzien in een SaaS of cloudoplossing zodat er geen data-uitwisseling meer gebeurt tussen interne provinciale systemen en de loonmotor. Uitzondering hierop is de import van financiële informatie in het SAP-FI-systeem.

Voor tijdsregistratie dient ook de nodige hardware te worden geïmplementeerd. De nodige toepassingen/apps worden voorzien opdat de personeelsleden, de medewerkers van de dienst personeel en organisatie en de leidinggevenden de aangegeven informatie kunnen aanleveren, wijzigen of opvragen. Er wordt hierbij maximaal ingezet op self service door de provinciale medewerkers.

De dienstverlener verleent de nodige diensten aan het provinciaal bestuur inzake personeelsadministratie, payroll en sociaal secretariaat zodat het provinciaal bestuur op deze vlakken maximaal ontzorgd wordt. Het provinciebestuur telt momenteel ongeveer 800 medewerkers. Hier komen 60 seizoenpersoneelsleden en 200 jobstudenten bij.

Ook mandatarissen, eenmalige externe prestaties (160 personen op maandbasis) en derden dienen uitbetaald te worden rekening houdend met de diverse sociale wetgevingen ter zake. . Het kan hier zowel om rechtspersonen als om natuurlijke personen gaan (o.a. lesgevers, vrijwilligers, ...). Op basis van de gegevens in het personeelsdossier moeten elke maand de lonen en wedden correct worden berekend.

Bovendien moeten de lonen en wedden kunnen worden geboekt en uitbetaald en moeten de nodige documenten worden afgedrukt alsook de nodige aangiften gedaan en dit zowel naar de werknemer als naar de officiële instellingen toe. Het is vanzelfsprekend dat de loonberekeningsmodule afgestemd is op een loonberekening voor de publieke sector van de lokale besturen die dus rekening houdt met o.a. volgende elementen: eindejaarstoelagen, specifieke toelagen en vergoedingen, specifieke inhoudingen voor overheidspersoneel en derden. Alle personeelsuitgaven moeten op een correcte manier kunnen worden ingeboekt in de boekhouding.

Dit gebeurt door het opladen van een aangeleverd bestand in het SAP-FI systeem. De dienstverlener zal ook instaan voor het opladen van de gegevens in zijn systemen. Hij kan hierbij van de veronderstelling uitgaan dat het provinciebestuur de nodige gegevens uit het huidige SAP-systeem zal downloaden.

Hij dient hiervoor wel de nodige instructies te leveren aan het provinciebestuur. Verder staat de dienstverlener in de data te transformeren alvorens ze op te laden in het nieuwe systeem. Om een zicht te krijgen op de huidige data zal de inschrijver de mogelijkheid worden geboden om gedurende een halve dag het huidige systeem te bestuderen.

In volgende fasen zal het provinciebestuur de andere elementen inzake HR zoals competentiebeheer, evaluatie en vorming implementeren. Indien het provinciebestuur het opportuun acht, kan dit gebeuren binnen deze raamovereenkomst. Gezien het provinciebestuur van de veronderstelling uitgaat dat het sociaal secretariaat haar diensten aanbiedt op de eigen software, wordt deze opdracht in één perceel geplaatst.

Uiteraard kan de inschrijver gebruik maken van een constructie aannemer-onderaannemer of tijdelijke vereniging om in te schrijven op deze opdracht. Het provinciebestuur wil op 1 januari 2025 de nieuwe omgeving inzake personeelsadministratie en payroll in gebruik nemen. Dit is een strikte deadline.